Introducción

En la universidad moderna, la gestión de la información (GI) - hablando de las archivos y bibliotecas - está en el centro de la dirección estratégica y operativa de toda institución. Proviene de un plan académico sólido y bien desarrollado, que proporciona orientación para la toma de decisiones institucionales, tanto a corto como a largo plazo, lo cual asegura que las políticas y operaciones se lleven de acuerdo con la planificación estratégica, las regulaciones de los organismos de control y la parte académica que, incluye el uso de funciones y características de las tecnologías de información (TI).

Sin embargo, por su papel integral en la gestión de los recursos de información institucional, resulta imprescindible cumplir con las responsabilidades de esa función, puesto que, los archivos identifican, adquieren y mantienen registros de valor duradero que narran el desarrollo de la institución y aseguran su existencia continua y evolución institucional al retener tanto la evidencia que da forma a las decisiones como a las planificaciones que se han empleado para mejorar la GI (^{Duperet et al. 2021}).

Producto de ello, algunos de los retos que presentan algunas instituciones a la hora de manejar y controlar su documentación académica se han generado por la falta de actualización en equipos para el almacenamiento de archivos; el desplazamiento de otras actividades académicas, proyectos administrativos descontinuados, personal poco calificado (^{Cabral 2018}), poco mantenimiento y por la ausencia de un proceso automatizado para el procesamiento de datos, el cual se suman a los bajos recursos (financieros, humanos, otros) que se asignan en las planificaciones estrategias o inexisten de estas. De hecho, aunque los sistemas heredados están infrautilizados y son caros de mantener, se pueden utilizar soluciones tecnológicas modernas para automatizar la gestión de la mayoría de los archivos.

En ese contexto, dado que las universidades modernas manejan una gran cantidad de archivos, no es sorprendente que necesiten agilizar la información de alta calidad para respaldar sus procesos, lo que los ha llevado a adoptar sistemas de gestión de documentos electrónicos (^{García 2001}). Cabe señalar que las instituciones educativas tienen un impacto directo en la implantación de la GI y están decididas a ahorrar recursos y tiempo, cuyo impacto se manifiesta en la gestión de procesos, la transparencia de la transmisión de datos y el control de la seguridad de los documentos.

De este análisis, surge la importancia de la planificación estratégica en las universidades y la necesidad de que estas gestionen de mejor manera los recursos para mantener la GI. Sobre esto, la Red de Archivos Universitarios del Ecuador (RAUEC) y el CES (2016) fundamentan la necesidad de salvaguardar los patrimonios documentales de cada institución, a través de estrategias y lineamientos técnicos que garanticen un manejo responsable de los documentos y la bibliotecas a cargo de estas entidades. Es más, asegura que la correcta planificación y la integración de estas áreas (bibliotecas y archivos) dentro de la estrategia académica y administrativa determinan la calidad de educación, la evolución institucional y el manejo correcto de los recursos.

A decir verdad, los resultados obtenidos por ^{Pacios y Bravo (2021)} demuestran la importancia de la gestión adecuada de los archivos universitarios, pues tiene un impacto fundamental en la mejora de la eficacia del manejo y gestión integral y general en las universidades, puesto que, de acuerdo con las autoras el 16.7% de las instituciones en el país no disponen de algún plan estratégico en la organización de archivos y bibliotecas, mientras que el 4.2% expresan que el plan existente ha vencido, denotando la poca importancia que brindan las universidades a este tipo de procesos, que, como se explicó anteriormente son esenciales para las prácticas universitarias dentro y fuera de sus funciones operativas.

En este punto, la gestión de documentos y sus directrices toman relevancia dentro de la administración de archivos de una institución, dado que tiene como función salvaguardar, preservar y proteger aquellos documentos que son considerados los más importantes, cómo: planes de curso, información estudiantil o materiales académicos (^{López y Zorita 2008}).

En tal circunstancia, la gestión administrativa de archivos requiere del apoyo estratégico (hablando de la planificación estratégica) de las autoridades universitarias, para establecer una estructura eficiente y operativa en la organización de la información institucional. Sin embargo, en la práctica, son pocos los establecimientos que implementan este tipo de estrategias dentro de sus planificaciones. Esto debido al desconocimiento elevado de los beneficios que tienen estos departamentos dentro de las operaciones académicas y/o administrativas, inadecuada planificación de presupuesto para la actualización continua o requerimientos considerables y constantes para la implementación de equipos informáticos (^{Chinchilla y Fernández 2012}), pues, como se explicó anteriormente, este tipo de planificación está orientada a abrir nuevas oportunidades para la colaboración y el intercambio de información.

Lo cierto es que, para muchas bibliotecas académicas, la planificación estratégica es un pilar fundamental dentro de la gestión institucional, pues el propósito general es desarrollar un ciclo de planificaciones para la mejora continua de toda la institución. Es más probable que los administradores de bibliotecas que comprenden la relación entre el sistema de planificación y la asignación estratégica de recursos se aseguren de que la misión y los objetivos de la misma estén estrechamente integrados con aquellos de la universidad. Esta comprensión es la de coexistencia de las actividades racionales planificadas y la política académica que integran la calidad educativa, estratégica y administrativa, pero que depende de la correcta asignación de recursos y funciones.

Sobre este análisis, diversos son los autores que manifiestan que, los repositorios académicos, archivos, bibliotecas y su manejo dentro de una IES son sumamente indispensables debido a que mejoran la gestión administrativa, académica y visualización científica, en cuanto a la difusión de los datos de la investigación y su mantenimiento para futuras referencias (^{Bodero et al. 2019}; ^{Sandí y Cruz 2017}). En consecuencia, la visibilidad de la producción académica y científica de los profesionales, la administración y GI aumenta gracias a la consolidación, mantenimiento y expansión de los archivos y bibliotecas en las universidades enfocadas en cualquiera de los campos que brinde de educación (^{Duperet et al. 2021})

Los sistemas eficaces de gestión de la documentación e información son vitales para garantizar que los recursos de datos estén bien gestionados y conservados para futuras consultas. Siendo necesario realizar una infraestructura de almacenamiento adecuada para garantizar que los documentos y registros se archiven correctamente. ^{Orera y Hernández (2017)} menciona que, la mayoría de los recursos de archivos y bibliotecas se encuentran en forma de materiales electrónicos o impresos que están disponibles bajo demanda. Mientras que, en el pasado, la biblioteca pública servía como punto de entrega de dichos materiales, los recursos electrónicos se han convertido en una parte omnipresente de la vida cotidiana. Para garantizar el éxito de los futuros procesos de acreditación y evaluación de las universidades, las normativas que regulan la docencia, la investigación y la administración han reconocido la importancia de las bibliotecas universitarias y, por ende, en la planificación estratégica que se designe para estas funciones. La creación e implantación de estos sistemas ha supuesto un hito en el desarrollo y mantenimiento de las mismas, donde también es un hecho fundamental en el trabajo de los responsables (^{Gómez y Bravo 2018}).

Es por ello, por lo que, los sistemas de información pueden ayudar a la biblioteca a gestionar los activos intelectuales, administrativos y académicos, apoyando a convertir los documentos institucionales en formato invaluable para la gestión universitaria. Cabe recalcar que, la GI puede mejorarse con repositorios digitales y otras herramientas que ayuden a la búsqueda, navegación y recuperación de datos e información. Sin embargo, dependen y requiere de la planificación estratégica y los recursos que se designen para estas, donde las universidades ecuatorianas miren y puedan llegar la mejora continua de sus funciones. De esta manera, se presenta el objetivo de esta investigación, el cual es comprender la importancia de los archivos y bibliotecas en la planificación estratégica de las IES en Ecuador.

Metodología

Para la presente investigación se ha elegido cómo población de estudio a las universidades de educación superior en Ecuador, entre ellas públicas y privadas de distintas categorías y obtenidas a través del CES y la Biblioteca Nacional del Ecuador (Anexo 1).

La base metodológica está determinada por una investigación cuantitativa de tipo descriptiva basada en las aportaciones de la muestra seleccionada para el desarrollo del estudio, la cual toma en cuenta los resultados obtenidos para su respectivo análisis bajo un proceso ordenado.

El instrumento empleado para la recolección de información necesaria ha sido una ficha de observación, la cual se encontró configurada por cuatro descriptores (Nombre de la universidad, Página Web, Disponibilidad de plan estratégico y Mención de bibliotecas y archivos). Dicha herramienta fue elaborada por medio de Excel. Los planes estratégicos institucionales se obtuvieron directamente de las instituciones educativas a través de la Sección Transparencia del portal web de las universidades. Se utiliza la palabra Planes y programas en ejecución para vincular el plan con su descarga directa. Las líneas de acción o prioridades identificadas en los planes analizados se encuentran en las secciones: objetivos estratégicos y metas operativas.

Los datos fueron tabulados en el programa Excel y tratados con lenguaje de programación estadístico R en su versión 4.1.1. Los resultados fueron dicotomizados para aplicar estadísticos descriptivos. Los datos se expresaron como porcentajes o recuentos.

Resultados

Un total de sesenta y cuatro (64) universidades entre públicas y privadas fueron evaluadas de acuerdo con los criterios de observación antes descritos. A continuación, se precisan los hallazgos más relevantes del estudio.

Planificación estratégica institucional: Mención de bibliotecas y archivos

De acuerdo con los datos obtenidos, se pudo identificar que del total de universidades en estudio (N = 64); el 87.5% de las instituciones cuenta con un plan estratégico institucional, mientras que el 12.5% no lo posee o es inexistente (Fig. 1), indicando el estado actual del entorno en el que se desenvuelven las instituciones de educación superior y su contexto situacional que, incluye el desarrollo y capacidad para formular estrategias organizativas, académicas y administrativas.

Fig. 1 : Planificación estratégica: Existente o ausente 

Es más, las condiciones y estrategias de planificación de los campus universitarios - como archivos y bibliotecas - que vislumbran las instituciones de educación superior para constituir estrategias de evolución institucional son muy cuestionables, pues si bien como se observó antes, hay varias universidades con planificación estratégica, también son pocas las que mencionan a las bibliotecas en esta herramienta de gestión organizativa (56.25%), en realidad el porcentaje de IES que no consideran a estos departamentos en su gestión académica/administrativa es preocupante (43.75%), sino decir alarmante para lo que representa en la práctica de mejorar la administración y educación superior (Fig. 2).

Fig. 2 : Importancia de las bibliotecas en la planificación estratégica institucional. 

Por otro lado, de las sesenta y cuatro IES que poseen un plan se analizó en cuantas se alude al archivo, obteniendo como resultado que el 19% universidades mencionan a su archivo en el plan estratégico mientras que el 81% restante no lo hacen (Fig. 3).

Fig. 3: Importancia de los archivos en la planificación estratégica institucional. 

Sin embargo, también es importante resaltar la gestión estratégica de varias universidades (n=38) que han incluido a archivos y bibliotecas dentro de sus planificaciones. La Figura 4 describe algunos de los puntos clave encontrados durante el análisis del plan de cada institución. Se ha identificado que la mayoría de las instituciones de educación superior dividen la gestión e importancia de la información de archivos y bibliotecas en cuatro partes estratégicas de las funciones internas de cada institución y/o planificación administrativa y pedagógica, a saber: 1) descritas como objetivos estratégicos o tácticos, 2) obtener el reconocimiento del sistema integral de la bibliotecas y archivos, 3) priorizar como política interna a la GI, y 4) desde la mejora continua organizacional e institucional.

Fig. 4: Mención a las archivos y bibliotecas en las planificaciones estratégicas institucionales. 

Fig. 5: Mención a las archivos y bibliotecas en las planificaciones estratégicas institucionales. 

Además, entre los aspectos que más se repiten y resaltan dentro de las planificaciones estratégicas de varias universidades y que mencionan archivos y bibliotecas están: los servicios y funcionamientos internos de estos departamentos; características de la gestión documental e información; elaboración de políticas, normativas y procedimientos para el funcionamiento y utilización de los servicios que ofrecen las bibliotecas; asignación de recursos y presupuestos; soporte a la formación y gestión académica estudiantil/docente; uso y actualización de las bibliotecas con la tecnología y el conocimiento; capacitación y socialización y certificaciones y planes de mejora.

Cabe señalar que, el plan estratégico dentro del proceso administrativo e institucional de estas IES incluyen elementos de acción con responsabilidades, métricas y objetivos asignados que, indican qué aspecto de la planificación son compatibles con el programa de acreditación nacional ecuatoriana, para obtener una categorización y aptitud de carácter educativo.

Fig. 6: Implementación de sitios Web en bibliotecas universitarias. 

Sin embargo, lo cierto es que al evaluar la relevancia e importancia de la GI, archivos y bibliotecas en la planificación estratégica de cada institución, es claro que muchas de estas instituciones de educación superior simplemente están tratando de cumplir con lo dispuesto por el Consejo de Evaluación Acreditación y Aseguramiento de la Educación Superior (CEAACES), y no considera estas áreas como determinantes en la gestión académica y/o administrativa; pues cuando se identificó cuantas universidades poseen un sitio web destinado para estos departamentos; se pudo determinar que más del 96% de IES cumplía con este parámetro, mientras que el 3.12% de instituciones no poseía dicho recurso o su plataforma web estaba caída y/o en mantenimiento (Fig. 5). Respecto a archivos, se pudo apreciar que el 11% disponen de una página web propia con información de los servicios que brinda el archivo mientras que el 89% de archivos restantes no disponen de una página web.

Por consiguiente, tampoco se pudo evidenciar si los archivos cuentan con un plan estratégico publicado en la web (Fig. 7).

Fig. 7: Implementación de sitios Web en archivos universitarios. 

Pareciera que al considerar el anterior indicador la mayoría de las universidades cumplen con este requisito y con lo dispuesto por el CEAACES. No obstante, la realidad es distinta, pues al analizar las menciones que se han otorgado a las bibliotecas, se pudo delimitar que son pocas las instituciones que tienen actualizado su plan estratégico con priorización de inversión e infraestructura a estas unidades dentro de sus planificaciones (36.84%), más bien la mayor parte de IES (63.16%) solo la mantiene como un servicio con deficiencias, como: acervo bibliográfico desactualizado, deficiente o inexistente sistema de gestión bibliotecaria, no existe acceso adecuado a bibliotecas virtuales, entre otros aspectos que marcan la debilidad de la situación actual de las universidades ecuatorianas y por lo cual deja en cuestionamiento la gestión administrativa de las mismas, denotando la prioridad del estudio y la relevancia de mejorar la calidad educativa y/o administración.

Discusión

En un inicio la sociedad moderna y la difusión del conocimiento se desarrolló junto con la forma en que se almacenaba la información. De hecho, a lo largo de los años, han surgido varios métodos de protección y GI (^{Rojas 2011}). En la actualidad, la biblioteca juega un papel clave en el sistema universitario ya que es un punto centralizado de la información académica y científica, por lo que atiende a la comunidad estudiantil y a la sociedad en su conjunto a partir del conocimiento generado (^{Décima, Ferracutti, y Bonacorsi 2018}). En este sentido, como punto de interés social, deben ser supervisados ​​en todas las instituciones públicas y privadas, y su estandarización es un punto importante dentro de la acreditación universitaria del Ecuador.

En Ecuador la acreditación y categorización institucional de las universidades - públicas y privadas - dependía del CEAACES, ahora llamado CACES. Una misión complicada pero necesaria para evaluar el nivel y la calidad de la educación superior, quien para la valoración y acreditación de las instituciones toma en cuenta diversos estándares para medir las condiciones actuales de los centros de estudio, tomando como base a los procesos de planificación estratégica y el aseguramiento de la calidad que ofrecen los establecimientos de educación superior. Dentro de sus estándares hace mención el manejo, distribución y almacenamiento de información, destacando la importancia de la infraestructura bibliotecaria como base del material académico, investigativo y científico de las instituciones (^{CEAACES 2018}), para lo cual establece ciertos parámetros de infraestructura en el manejo de información de las universidades, mismas que abordan una serie de medidas de apoyo en los procesos de enseñanza de los estudiantes (^{CACES 2019}). Así, la planificación de las bibliotecas contribuye a las instituciones a abordar cambios más amplios en la forma en que se busca, encuentra y consume la información, de modo que el establecimiento pueda preparar a los estudiantes para el éxito en una sociedad que cada vez es más dependiente de los datos y el conocimiento. Sin embargo, de acuerdo con los datos obtenidos es difícil distinguir la gestión de varias universidades, pues si bien refleja el cumplimiento de la GI establecida por el CACES, se podría cuestionar la forma en como emplean sus recursos dentro de sus planes estratégicos, puesto que se evidenció que el 36.84% de las universidades posee deficiencias relacionadas a la Gestión de la información (desactualizaciones, bibliotecas digitales inadecuadas, entre otras), lo cual denota la preocupación en la gestión administrativa actual. En este punto, autores como ^{Mora (2018)} establece que las instituciones educativas deben garantizar los recursos necesarios para el correcto funcionamiento de las bibliotecas en sus instalaciones, puesto que comparten los objetivos educativos de las universidades y contribuyen a los fines generales de la educación, suponiendo un cambio necesario de prioridades en la administración académica.

Por otro lado, la difusión de estrategias administrativas está cambiando el enfoque de planificación e implementación de la GI, desplazándose hacia el vínculo e integración de “redes estratégicas”. Las bibliotecas académicas generalmente consideran que sus planes estratégicos apoyan e influyen en todos estos aspectos; sin embargo, pocas son las que aprovechan las oportunidades que brindan las asociaciones creativas para desarrollar planes conjuntos con los departamentos educativos y administrativos. La planificación estratégica ha sido eficaz en el pasado. Si continúa ajustando y mejorando los sistemas y procesos de gestión de la información actual, se convertirán en la base para crear un futuro mejor en la gestión institucional (^{Blanes 2021}). Pese a ello, la problemática encontrada, se orienta en que muchas de las instituciones carecen del conocimiento necesario para aplicar métodos y herramientas de planeación estratégica, imposibilitando la identificación de problemas asociados al entorno para su análisis, corrección y mejora correspondiente ^{(CACES 2019}).

No obstante, la planificación estratégica en las bibliotecas académicas ha evolucionado durante las últimas tres décadas desde un concepto de gestión hasta una práctica establecida. Los marcos de organización y los procesos estratégicos en la educación superior han crecido en consonancia con los cambios administrativos y las demandas externas; como se pudo visualizar en los datos obtenidos. La convergencia de los servicios de biblioteca e informática se está produciendo en varios niveles [operativo, táctico/de desarrollo y estratégico] (^{Rojas 2011}), esto a su vez refleja en el alcance cambiante de los planes de servicios de biblioteca y de información y el desarrollo de estrategias de información integrales. Aun así, es necesario que estas prioricen a la GI dentro de sus recursos, actualizaciones y planeaciones estratégicas.

Así, al observar esta evidencia resultante de un análisis descriptivo de manera integral, es posible establecer que el pensamiento estratégico del uso de las fuentes de información (bibliotecas) está sustancialmente más presente en las grandes universidades - por no decir en el sistema educativo privado - que en las pequeñas IES públicas, lo que implica el supuesto de que la gestión de una gran universidad es más inclinada a la planificación estratégica de sistemas integrados de información en un contexto empresarial (^{Pérez y Milanés 2008}). Además, las explicaciones anteriores indican cuatro impactos clave dentro de la GI: conocimiento, planificación, actitud y financiación, que se supuso tentativamente que afectan el nivel de percepción de la dirección del dominio con respecto a la planificación estratégica y la GI, incluyendo la gestión académica y administrativa, como se demuestra mediante la priorización de archivos y bibliotecas en los resultados obtenidos.

Por tanto, la principal evidencia indica que, en lo que respecta a la planificación estratégica de un sistema integrado de información respecto a las prioridades de las IES, la gestión universitaria muestra el mayor interés en el dominio de la alineación de los sistemas de información empresarial y académico, seguido por el uso de las TIC, mientras que su interés es el menos enfocado en la planificación del desarrollo de los mismos. Aunque no es la más grande, una parte suficientemente importante de la administración cree que el éxito de la operación actual de su institución no depende del impacto del uso de las TIC, sino que es crucial para su trabajo y operación futuros (^{Ochoa et al. 2020}). La segunda evidencia principal confirma que la administración electa otorga mucha más importancia a un enfoque sistemático, es decir, se basa únicamente en la organización de los procesos existentes en la obtención de la acreditación académica más no como una administración necesaria para el enriquecimiento de conocimiento en la comunidad académica y la sociedad.

Conclusiones

La planificación estratégica dentro de las universidades público - privadas debe establecerse como un proceso clave dentro de la gestión administrativa y/o académica, incluyendo a archivos y bibliotecas dentro de sus procesos clave o estratégicos. Los archivos y las bibliotecas pueden utilizar la planificación estratégica para trazar un rumbo viable hacia mayores logros en el sistema educativo superior ecuatoriano en las próximas décadas. La forma como las instituciones emplean los recursos fue cuestionable pues el 36.84% de las universidades ecuatorianas presentaron algunas inconsistencias dentro de su planeación estratégica en la GI.

Los aspectos que más se repiten y que resaltan las universidades dentro de las planificaciones estratégicas y mencionan los archivos y bibliotecas son: Los servicios internos, las políticas para el funcionamiento de las bibliotecas, la asignación de recursos y presupuestos, el soporte a la formación y gestión académica estudiantil/docente, certificaciones y planes de mejora. Por lo tanto, la planificación para el desarrollo de las bibliotecas y archivos universitarios debe estar influenciada por el contenido e importancia en el que las organizaciones gestionan sus recursos, el desempeño de las funciones, aprendizaje, investigación y prestación de servicios a la comunidad y academia. Los servicios de archivos y bibliotecas deben trabajar en beneficio a sus comunidades, favoreciendo un empoderamiento conjunto en su desarrollo y formación del aprendizaje permanente (^{Hernández y Fernández 2017}). La importancia de la planificación estratégica dentro de las universidades debe adaptarse a cambios en la gestión institucional, a seleccionar las estrategias que permitan lograr ventajas competitivas únicas a través de la diversificación vertical y horizontal, liderazgo en calidad, costes, capacitaciones y evaluación de servicios de archivos y bibliotecas (^{Pacios y Bravo 2021}).