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Introducción
La gestión documental ha sido definida como “un área de la administración general que se encarga de garantizar la economía y eficiencia en la creación, mantenimiento, uso y disposición de los documentos (records) durante todo su ciclo de vida.” (Dictionary of Archival Terminology, 1988). Como se puede apreciar, desde el pasado siglo, la gestión documental se relacionó con la eficiencia y eficacia en el tratamiento de los documentos por parte de las administraciones y constituye un prerrequisito esencial para evitar el desorden, el descontrol documental y combatir la ineficiencia y la mala administración.
Clifford (2002) relaciona el nivel de riesgo que puede enfrentar una institución con el nivel de eficiencia de la gestión documental; es así que, si el sistema de gestión documental no cumple con los marcos regulatorios, externos e internos, la organización podría enfrentar riesgos productivos y legales entre ellos: Pérdida de ingresos (Riesgo financiero), pérdida de derechos legales e incumplimiento de la legislación (Riesgo legal), exposición a sanciones en litigios e investigaciones (Riesgo legal y financiero), violación de la ley (Riesgo de cumplimiento), pérdida de tiempo del personal en la búsqueda de documentos perdidos o extraviados (Riesgo de gestión del conocimiento), incapacidad para probar lo que se ha hecho o acordado (Riesgo legal y riesgo de reputación), gastos infructuosos debido al almacenamiento de registros sin valor de archivo o de negocio (Riesgo financiero), falta de continuidad en caso de desastre o de empleados que renuncian o cambian de puesto (Riesgo de gestión del conocimiento), acceso accidental a registros de la organización por parte de personas externas debido a que los empleados dejan los registros en sus estaciones de trabajo desprotegidos (Seguridad y riesgo de reputación) e imposibilidad de documentar prácticas medioambientales seguras (Riesgo ambiental).
Rendón (2014) complementa lo antes mencionado indicando que las universidades son organismos estructurados que, por sus diversas acciones públicas, se encuentran en procesos continuos de evaluación con el objetivo principal de alcanzar estándares de calidad y eficiencia en los campos académico y administrativo mediante el cumplimiento de sus obligaciones, lo que a su vez permitirá transparentar su gestión institucional y rendir cuentas de manera responsable y oportuna ante la sociedad. Estas organizaciones, por su naturaleza social y pública, son generadoras y receptoras de documentos e información que se convierten en la evidencia fundamental de esa gestión, permitiendo la toma de decisiones basadas en antecedentes fiables que ayudan a dar respuestas a las consultas y demandas de las comunidades internas y externa, siendo estos elementos coadyuvantes de un accionar transparente apegado al cumplimiento de los marcos regulatorios, protegiendo intereses, productividad, avances y logros.
Metodología
Para alcanzar los objetivos señalados, se ha considerado pertinente seguir una metodología cuali-cuantitativa. Así, a partir de una primera fase de análisis de los fundamentos de la investigación (literatura científica, doctrina archivística y documentación universitaria) se decidió utilizar la metodología de diagnóstico propuesta por el Modelo de Gestión de Documentos y Administración de Archivos (MGDAA), elaborado por la Red de Transparencia y Acceso a la Información de América Latina (RTAIAL), en el 2014, que permite determinar el nivel de eficiencia y eficacia a través de la medición del cumplimiento de los procesos de gestión documental mediante la aplicación del cuestionario de autoevaluación (Nivel inicial) en la Carrera de Bibliotecología, Documentación y Archivo, de la Universidad Técnica de Manabí, obteniendo resultados que serán debidamente expuestos, discutidos y analizados, para generar, finalmente, las conclusiones pertinentes de esta investigación.
Se determinó utilizar para la evaluación de cada ítem, de acuerdo a la variable respectiva, una escala valorativa de tipo cualitativa y ordinal de cinco tramos tipo Likert.
La escala mencionada presenta más objetividad y menos complejidad en su elaboración, además, plantea elevados índices de validez y fiabilidad en la implementación de un número de ítems necesarios para el diseño instrumental y adaptables a las necesidades de la investigación en torno a sus variables.
Fox (1981) y Colás y Buendía (1992), resaltan la bondad de este tipo de escala instrumentada que se caracteriza -en parte- porque no hay manipulación de variables, no se intenta establecer relaciones causa-efecto, sino tan solo describirlas y observarlas, y hace hincapié en diferencias individuales, de modo que observa cómo los sujetos de la muestra difieren en un determinado criterio, coincidiendo con la intención de la presente investigación.
Discusión y análisis de resultados
En este apartado se sistematiza el trabajo empírico realizado mediante encuestas a los responsables del Área de Secretariado, Vicedecanato y Secretaría de Titulación de la Carrera de Bibliotecología, Documentación y Archivo de la Universidad Técnica de Manabí con sede en Portoviejo. Con el instrumento de encuesta elaborado se ha procedido a sistematizar la medición del principio de eficiencia y eficacia a través del nivel de cumplimiento de los procesos de gestión documental en la Carrera de Bibliotecología de la Universidad Técnica de Manabí. Estos resultados se evidencian a continuación.
Tabla 1 Evalúe los siguientes elementos de la sección Valoración en la carrera de Bibliotecología, Documentación y Archivo, usando una escala de 1 a 5. 1: Significa que no conoce. 2. Sí conoce. 3. No está implementado. 4. Está implementado. 5. Cumplimiento total y adecuado.
Fuente: elaboración propia.
Análisis. Tabla 1.
Cuando se analizan este tipo de resultados se deja en evidencia que hay un buen nivel de nivel de eficacia y eficiencia como principio fundamental de la gestión documental en la carrera de Bibliotecología, Documentación y Archivo de la Facultad de Ciencias Humanísticas y Sociales de la Universidad Técnica de Manabí; particularmente de los responsables del Área de Secretariado, Vicedecanato y Secretaría de Titulación de la esta carrera a quienes fue dirigida la encuesta.
Resulta especialmente relevante el hecho de que en este trabajo empírico se dé cuenta de que se cumplen satisfactoriamente procesos como los siguientes:
Se realiza un análisis de los valores secundarios para conocer la trascendencia de la documentación como testimonio de la actividad del productor, de la actuación de la Administración y de la sociedad en su conjunto.
Están documentados los procedimientos de toma de decisiones de valoración, incluyendo la sesión de aprobación, la fecha del acuerdo y las firmas de los responsables.
Sobre este particular, autores como Ponjuán (2004) señalan que la gestión documental es un proceso administrativo que permite analizar y controlar sistemáticamente, a lo largo de su ciclo de vida, la información registrada que crea, recibe, mantiene o utiliza la organización en correspondencia con su misión, objetivos y operaciones. También la considera como un proceso para mantener la información en un formato que permita su acceso oportuno, y por ello se requiere de la realización de tareas y procedimientos particulares para cada fase de su ciclo de vida y su explotación. La información registrada es evidencia de las actividades y transacciones de las organizaciones, y su uso oportuno permite a la organización una mayor eficacia en su labor.
Para Mena (2005), uno de los aspectos más importantes de la gestión documental desde el enfoque de los archivos totales, es la implantación de sistemas integrales de tratamiento de la documentación que se ocupen de su producción, conservación, uso y explotación, y eliminación, según las necesidades de cada tipo de usuarios, sean los propios productores o investigadores. Las instituciones de educación superior, por ejemplo, establecen políticas relacionadas con el registro documental sobre la base de ciertos procedimientos. En aquellas donde se han establecido sistemas de calidad, la documentación constituye una regularidad en la totalidad de los procesos de la organización.
Sobre el control intelectual
Tabla 2 Evalúe los siguientes elementos de la sección Control Intelectual en la carrera de Bibliotecología, Documentación y Archivo, usando una escala de 1 a 5 (1: Significa que no conoce; 2: Sí lo conoce; 3: No está implementado; 4: Está implementado; 5: Su cumplimiento es total y adecuado)
Fuente: elaboración propia
Análisis. Tabla 2.
Sobre el proceso del control intelectual se deben destacar aspectos positivos y que son fundamentales en el proceso de la gestión documental. Particularmente, los siguientes factores ha sido un acierto por parte de los responsables de la gestión documental en la carrera de Bibliotecología, Documentación y Archivo de la Facultad de Ciencias Humanísticas y Sociales de la Universidad Técnica de Manabí;
Se recopila información de todas las fuentes de información legales posibles
Se contacta con los responsables de las unidades administrativas para configurar el organigrama actual o comprobar la validez del organigrama existente
Se estudian las circunstancias que rodean la creación del documento para poder conocer el contexto
Se optimiza el manejo de los instrumentos de descripción mediante su automatización y el uso de las tecnologías
En este contexto es destacable el criterio de algunos teóricos al respecto. Para Lobelle (2016), la adquisición de repositorios adecuados para los documentos físicos contribuye a la unificación del proceso de gestión y coadyuva a la revisión confiable de los documentos. Es decir, el usuario puede regular el tratamiento de la información, teniendo así, un control absoluto de los movimientos que se lleven a cabo. En este sentido, actualizar los formatos de los documentos ayuda en varios aspectos: liberación de espacio, trato adecuado de la información y una gestión eficiente, aumento de la productividad de la empresa y lo más importante, la conservación de los documentos a través del tiempo.
Desde la perspectiva de Soriano (2018), el orden y la jerarquía de los documentos es el centro de la gestión. De este modo, se logra mejorar los tiempos de destino documental, lo que lleva a que se ahorre tiempo en temas de búsqueda, administración y manejo. Además, otra de las funciones que permite este punto, es el entendimiento y reconocimiento de la estructura organizacional y de los procesos que se ejecutan en una institución.
Sobre el control de acceso
Tabla 3 Evalúe los siguientes elementos de la sección Control de Acceso en la carrera de Bibliotecología, Documentación y Archivo, usando una escala de 1 a 5 (1: Significa que no conoce; 2: Sí lo conoce; 3: No está implementado; 4: Está implementado; 5: Su cumplimiento es total y adecuado)
Fuente: elaboración propia
Análisis. Tabla 3.
En el área de la gestión documental es vital representar y controlar el acceso a través de la asignación de metadatos, datos que proporcionan un contexto, descripción e información adicional sobre datos, cuya finalidad es la seguridad de los archivos de la empresa. Sobre el proceso del control de acceso de la gestión documental analizado en la tabla anterior es destacable que los siguientes aspectos son seguidos de forma eficaz y eficiente por los responsables de las áreas consultadas, a saber:
Se establece una vinculación entre los requisitos identificados y las categorías de información definidas, que será provisional hasta que no se base en los resultados de un análisis específico de riesgos
Se pone a disposición del público, de forma gratuita y multicanal, información básica sobre la política y el procedimiento de acceso a los documentos públicos (incluyendo los formularios de solicitudes de acceso, reproducción de documentos y reclamación o alegación)
Se pone a disposición del público, de forma gratuita y multicanal, información básica sobre los fondos y servicios del archivo, (incluyendo los formularios de solicitudes de acceso, reproducción de documentos y reclamación o alegación)
Existe un servicio que proporciona asesoramiento, tanto a los usuarios presenciales como a los no presenciales, para la identificación y localización de documentos relevantes para sus intereses y necesidades informativas, incluyendo los instrumentos de descripción y las condiciones de acceso y de reproducción.
Hay que tener presente que los procesos que se llevan a cabo dependen de la cantidad de archivos que están a disposición y del valor que representa para una institución. De esta manera se logra la clasificación estandarizada. Es de esta forma que la gestión documental no solo les aporta orden a los archivos, también proveen de información detallada de su prioridad y de su aporte para una institución. En este contexto, un estudio de París (2015) señala que la revisión de la utilidad de los documentos permite establecer una priorización de manejo y destino documental, con el fin de que no se acumule información que a la larga termine siendo obsoleta o que pierda usabilidad. Adicional a ello consideran que los pasos centrales de la gestión documental se resumen en:
Revisión.
Análisis.
Categorización.
Aplicación de estrategias.
Establecimiento de matrices.
Para que esto se ejecute de la manera correcta, se debe tener en cuenta los siguientes aspectos:
Para Nieves y Nieves (2018), el administrador de archivos permite:
• Gestionar archivos.
• Manipular bases de datos.
• Revisar estructuras de documentación.
• Acceder rápidamente a documentos.
Sobre el control físico y conservación
Tabla 4 Evalúe los siguientes elementos de la sección Control Físico y Conservación en la carrera de Bibliotecología, Documentación y Archivo, usando una escala de 1 a 5 (1: Significa que no conoce; 2: Sí lo conoce; 3: No está implementado; 4: Está implementado; 5: Su cumplimiento es total y adecuado)
Fuente: elaboración propia
Análisis. Tabla 4.
Los resultados expuestos demuestran que existe un positivo grado de eficacia y eficiencia en la gestión documental en la carrera de Bibliotecología, Documentación y Archivo de la Facultad de Ciencias Humanísticas y Sociales de la Universidad Técnica de Manabí; particularmente de los responsables del Área de Secretariado, Vicedecanato y Secretaría de Titulación de la esta carrera. Son destacables especialmente los siguientes aspectos:
Se elaboran informes que evalúen los riesgos en todas las instalaciones del servicio de archivo y aporten soluciones, añadiendo información sobre identificación de peligros, sistemas de gestión de riesgos, construcción, servicios esenciales y seguridad
Los informes de inspección se elaboran en unión de autoridades locales
Se revisan los riesgos periódicamente para reducirlos mediante estrategias y planes que protejan de los peligros ambientales
Se efectúan revisiones sobre el adecuado funcionamiento de los diferentes sistemas de protección
Se redactan informes sobre el funcionamiento de los sistemas de detección de incendios y protección
Se mantienen íntegras las condiciones estructurales de los edificios que preservan documentos
La optimización de archivos desde su origen hasta la disposición final garantiza su correcta conservación, por lo que la aplicación de estrategias de gestión ayuda a llevar a cabo la custodia de archivos, la eliminación técnica y el almacenamiento y recuperación de los mismos.
En sí, el control físico y conservación de la gestión documental permite:
Revisión de información.
Ahorro y eficiencia.
Categorización de archivos.
Eliminación de archivos que han perdido vigencia.
Almacenamiento ordenado.
Custodia de documentos.
Para González, Guitián y Mendoza (2018), esto permite a una institución administrar de manera eficaz todo lo relacionado a su archivo, brindando ayuda de manera considerable a la ejecución y revisión de todo lo que es calificado como importante para una entidad u organismo. Estos mismos autores señalan que entre sus ventajas constan las siguientes:
Mejora la gestión de la información.
Automatiza los procesos.
Reduce costos, tiempo y espacio.
¿Cómo se lleva a cabo?
Sobre los servicios
Tabla 5 Evalúe los siguientes elementos de la sección Servicios en la carrera de Bibliotecología, Documentación y Archivo, usando una escala de 1 a 5 (1: Significa que no conoce; 2: Sí lo conoce; 3: No está implementado; 4: Está implementado; 5: Su cumplimiento es total y adecuado)
Fuente: elaboración propia
Análisis. Tabla 5.
Sobre los servicios de la gestión documental es relevante que en la mayor parte de los aspectos consultados haya respuestas positivas por parte de los encuestados. Particularmente se puede considerar que existe un nivel de eficacia y eficiencia en ítems como los siguientes:
Se efectúa el traslado de la documentación a la unidad de archivo junto con la relación de entrega
Se mantiene el contacto con las personas responsables de cada unidad para iniciar el proceso de transferencia de documentos
Se analiza la documentación que va a ser transferida y su adecuación a las condiciones de traslado (organización por series documentales, eliminación de documentación innecesaria, acomodamiento en unidades de instalación homogéneas, etc.)
Se cumplimenta la relación de entrega con el listado de documentos a transferir y la firma por parte del responsable de la unidad administrativa
Se coteja la documentación transferida con la relación de entrega firmada, dejando constancia de todas las incidencias que hayan podido surgir
Se firma la relación de entrega por parte de la unidad de archivo, asumiendo con ello la responsabilidad sobre los documentos transferidos.
En cuanto a la disposición de estos servicios se puede decir que determinar la optimización de la gestión documental, ya que su funcionabilidad se centra en la descripción de los documentos, su contexto y su uso. Se puede resumir en: la administración más allá de la información, lo que permite la estandarización de los archivos. Sin el uso de este tipo de herramientas no se podría lograr la agilidad de búsqueda o de funciones archivísticas. Los equipos y el personal especializado llevan a cabo una revisión constante y detallada de los documentos por medio de sistemas basados en normas que permiten el orden jerárquico. Este orden puede ser ascendente o descendente, lo que le permite al usuario reconocer, definir y buscar la información necesaria dentro de la estructura pilar. Hay que tener en cuenta que esto coadyuva a la consolidación de la eficacia y la eficiencia.
Lo anterior se hace por medio de la aplicación de administradores de archivos. Estos son softwares que administran y proveen información de vitalidad al usuario casi que de inmediato. Su interfaz es un puente entre las bases de datos y quienes desean buscar, crear o editar información.
Según Heredia (2016), con ayuda del empleo de metadatos, la gestión de acceso y de servicios determina hasta qué tipo de información tienen acceso los diferentes usuarios. Además, se concluye si un usuario del sistema puede consultar y/o también editar, subir o descargar estos archivos, ya sean documentos, archivos mp4, AutoCAD, etc. Por ello, tener el archivo digital bien estructurado puede ser de gran ayuda a la hora de gestionar los controles de acceso, ya que se verá de forma más clara cómo organizar el acceso. Por ejemplo: si un archivo tiene los informes financieros de diferentes épocas con las etiquetas (los metadatos) bien marcadas, serán más fáciles de encontrar y seleccionar quiénes pueden consultarlos.
A criterio de Artiles (2009) y Navarro (2014), la gestión de información es un ciclo constante de seis actividades estrechamente relacionadas y que las asume del denominado “Modelo de Choo”: Identificación de las necesidades de información, adquisición de información, organización y almacenamiento de información, desarrollo de productos y servicios de información, distribución de información y uso de la información. Debe considerarse que el “Modelo de Choo” considera que el éxito de la gestión del conocimiento conduce a una fase superior donde se generan las llamadas organizaciones inteligentes; y las define como aquellas capaces de percibir y procesar información, crear conocimiento a partir de la información procesada y utilizar el conocimiento para la toma de decisiones de manera eficaz.
Conclusiones
La gestión documental es un proceso vital para instituciones educativas como la Universidad Técnica de Manabí, debido a la magnitud que alcanzan los documentos, como resultado del amplio alcance y complejidad de las actividades educativas y administrativas. Con la aplicación de las encuestas y del trabajo empírico realizado se pudo realizar un diagnóstico del nivel de eficacia y eficiencia como principio fundamental de la gestión documental en la carrera de Bibliotecología, Documentación y Archivo de la Facultad de Ciencias Humanísticas y Sociales de la Universidad Técnica de Manabí, particularmente en los responsables del Área de Secretariado, Vicedecanato y Secretaría de Titulación de esta carrera.
El valor documental que aporta la gestión de calidad o la gestión de procesos a las organizaciones, radica en reconocer y describir los procesos que permiten de manera objetiva documentar lo que "se sabe hacer bien", este aspecto constituye una de las formas más clara en que se explicita el conocimiento de la organización. La documentación de un sistema de gestión de la calidad generalmente incluye: política de la calidad y sus objetivos, manual de calidad, procedimientos documentados, instrucciones de trabajo, formularios, planes de calidad, especificaciones, documentos externos y registros. La documentación del sistema de gestión de calidad puede estar en cualquier tipo de medio: papel o electrónicos.
