Materiales y métodos

Para el desarrollo de esta investigación cuantitativa, se aplicó una encuesta a 60 secretarias que laboran en empresas públicas y privadas de Portoviejo, que sirvió para la recolección de información; así mismo, se utilizó el método estadístico para el procesamiento de los datos y presentación de resultados.

Desarrollo 1. La capacitación a las secretarias y el desarrollo de la empresa

Para el desarrollo de cualquier nación es imprescindible el nivel de educación de su talento humano, por lo que se requiere indiscutiblemente de se preparación continua y pertinente en cualquier espacio donde desarrolle su actividad.

De acuerdo con ^{Aguilar (2004}) la capacitación consiste en una actividad planeada y basada en necesidades reales de una empresa u organización y orientada hacia un cambio en los conocimientos, habilidades y actitudes del colaborador; por lo que las organizaciones planifican estrategias para esta preparación, con temas pertinentes a los requerimientos de las funciones desempeñadas, para transformar, actualizar e incrementar la cultura de trabajo y productividad en la organización, cumpliendo de esta manera con su compromiso de ser generadora de cambio en la sociedad.

La capacitación se convierte en el componente cultural y proceso continuo y sistemático que debe ser asumido por todos los integrantes de la empresa como el soporte para el mejoramiento de los resultados, cambios y crecimiento individual y colectivo.

El sistema laboral actual, exige esencialmente de recursos cualificados, especializados, competentes, capaces y comprometidos para desempeñar con habilidad y eficacia sus labores y aportar decisivamente al desarrollo, evolución y proyección de la empresa y por ende de la nación. Para esto se requiere fortalecer los niveles de calidad y productividad de todo el personal que contribuyan al mejoramiento de su nivel de vida a la par con la superación sistemática de la organización; solo a través de procesos y estrategias educativas será posible generar los conocimientos y nuevas actitudes a que obliga la modernización. (^{Aguilar, 2004}).

Actualmente, cuando se habla de formación para el trabajo se entiende el complejo proceso que articula educación formal, capacitación no formal y aprendizaje en el trabajo, en las trayectorias educativas y ocupacionales de los trabajadores, con el objeto de mejorar las cualificaciones, los conocimientos y las aptitudes. (^{Gallart, 1995}) (^{Europea, 2001})

A pesar de existir acuerdos sobre las necesidades de capacitación, también puede ser un punto de fricción entre los empleados de la organización, ya que tradicionalmente es la cúpula directiva la responsable de la gestión del talento humano para cumplir con las necesidades que deben ser atendidas, sin considerar en la mayoría de los casos las demandas de los empleados, por lo que los fracasos de muchas organizaciones resultan de las incoherencias entre sus políticas y las necesidades reales de las funciones que desarrollan los trabajadores.

Se reconoce hoy que es rentable para las empresas y en general, para el desarrollo económico de una sociedad, invertir en la capacitación y en la educación de los empleados. El nivel de educación asociado a la potenciación del talento humano es el fundamento del despliegue económico de países como Japón, Corea del Sur y China. (Ibídem)

Por lo tanto, la capacitación se constituye en un factor estratégico fundamental para el desarrollo de la productividad y la competitividad sostenible en las organizaciones, además, de un medio formidable para encauzar al personal hacia el logro de una auténtica automotivación e integración; siendo necesario considerar los propósitos, tales como: crear, difundir, reforzar, mantener y actualizar la cultura y valores de la entidad; clarificar, apoyar y consolidar los cambios organizacionales; elevar la calidad del desempeño, resolver problemas, habilitar para una promoción; inducción y orientación del nuevo personal de la empresa, actualizar conocimientos y habilidades; y, la preparación integral para la jubilación. (^{Aguilar, 2004}).

En otras palabras, significa que lo más importante y estratégico para el desarrollo de una empresa competitiva sostenible es utilizar el capital intelectual como factor de generación de conocimiento productivo mediado por un proceso de gestión y capacitación integral por competencias y orientado a la innovación tecnológica y el mejoramiento productivo.

Existen varios retos para la capacitación del talento humano al interior de una empresa, que permiten orientar su gestión y justificar la inversión realizada en este campo: desarrollar una base de educación general más amplia, de mayor calidad y continua; pasar de una acreditación estrictamente académica, a una certificación de competencias, que refleje lo que los individuos saben hacer y se demuestre la acumulación de su capital intelectual; vincular la capacitación con las políticas de remuneración, estímulos y recompensa, ergonomía y clima laboral; estimular la inversión en el desarrollo de las personas, donde el Estado tenga un papel de promoción y fomento, a través de políticas de concertación y amplia participación social para el corto, mediano y largo plazo.

Adicionalmente, para trabajar en capacitación del talento humano, es necesario enfocarse en la formación por competencias, ya que estas se pueden llegar a explotar al máximo y de la mejor manera para beneficio de la empresa involucrada y sus empleados, ya sea personal operativo o administrativo (^{Mejía & Montoya, 2010}).

Además, la permanente capacitación nutre en las personas la capacidad integral para desempeñarse eficazmente en situaciones específicas de trabajo, lo que evidencia que “existe una relación entre el talento humano y las competencias, si se define el término competencia como un conjunto de habilidades, saberes, técnicas, formas de pensamiento; que le permiten al empleado desarrollar un desempeño, éste sería el nivel de perfeccionamiento en el cual se encuentra la competencia”. (^{Girlado, Castillo, & Serrano, 2013})

1.2. El desarrollo profesional y las funciones de la secretaria

Uno de los retos que se han planteado en muchos países en los últimos años está en la calidad de la formación y superación de los recursos humanos, proceso vinculado directamente a los cambios políticos, económicos y sociales que se han generado en los diferentes países, donde el desarrollo social de la ciencia, la técnica, la práctica y la investigación, han obligado a aplicar no en el discurso, sino en la práctica efectiva los conceptos de eficiencia, calidad y exigencia en los procesos (^{Salas, 2000}).

De la misma manera, resulta necesario reflexionar que el desarrollo profesional es un ciclo continuo que consta de tres fases: valoración, dirección y desarrollo; la primera, se identifica cuál es la cualificación, los intereses y los valores del empleado, estas valoraciones pueden realizarlas los propios trabajadores, la organización o ambos. La segunda, implica determinar el tipo de carrera que quieren desarrollar los empleados, así como los pasos que deben dar para alcanzar esos objetivos profesionales. La tercera, consiste en emprender acciones para crear y mejorar la capacitación de los trabajadores y sus posibilidades de promoción. Los programas de desarrollo más comunes son los programas de mecenazgo, entrenamiento, rotación laboral y programas de tutorías. (^{Fernández, 2002})

El desarrollo profesional propende al crecimiento, al cambio, a la mejora que se produce a lo largo de la vida profesional de aquellas personas que se dedican a su labor. Es el proceso por el que las personas progresan a través de una serie de etapas caracterizadas por distintas tareas de desarrollo, actividades y relaciones. Entre los factores de los que depende este desarrollo está el contexto, la organización, la trayectoria profesional y edad del sujeto, así como, los cambios y exigencias sociales(^{Tello & Ahuaded, 2009}).

Los aspectos anteriormente mencionados incitan a que los trabajadores reflexionen sobre su propia superación profesional, ya que esta posibilita la adquisición, ampliación y perfeccionamiento continuo de los conocimientos y habilidades básicas y especializadas, requeridas para un mejor desempeño de sus responsabilidades y funciones laborales, como también para su desarrollo cultural integral, que permite elevar la efectividad y calidad de su trabajo. (^{Laferté & Barroso, 2009}).

Las nuevas tendencias en materia organizacional no necesitan solo una secretaria como escritor confidencial, sino una persona responsable de todas las actividades de la organización. En estos últimos años el papel de la secretaria ha sido más relevante, debido a que su función e imagen ya no está directamente asociada a las de una máquina de escribir. Con el desarrollo tecnológico más bien se asocia a la pantalla de un computador, donde aplica software para la transcripción de documentos, textos entre otros. En la actualidad, ya no es la que escucha, escribe y calla, ahora cumple un papel más activo en las diferentes acciones que se le encomiende, realizándolas con responsabilidad y profesionalismo, donde pone en práctica todo ese potencial de conocimientos, habilidades y destrezas para trabajar, de manera eficiente sobre la base de las aptitudes y actitudes que posee (^{Sierra, 2010}).

Una secretaria es la persona que labora para otros, en su nombre y riesgo, son solucionadoras de problemas y un nexo entre el jefe y el cliente, interno o externo, sus funciones aportan al cumplimiento de los objetivos del área a la cual se pertenece, siendo necesario para esto, que accedan a capacitaciones más amplias en negocios, contabilidad básica, administración de empresas, aspectos financieros, gestión de información, entre otros, para desarrollarse profesionalmente. Cada vez son sometidas a mayores presiones para seguir en carrera y encuadrar sus competencias dentro de un rol que está en plena renovación (^{Sevilla, 1999}; ^{López, 2004}; ^{Kumar & Sharma 2008}, Castillo,2009; ^{Rueda & Tonguino, 2012}; ^{Sonco, 2012}; ^{Macay & Saltos, 2014};^{Medina, 2014}; INFOTEP, 2014).

La carrera de Secretariado Ejecutivo de la Universidad Técnica de Manabí y otros autores como ^{Gispert, et.al (2001}); ^{Abad (2012}), determinan que entre las funciones y demandas básicas que las empresas, tanto públicas como privadas requieren de las secretarias, se mencionan:

• Llevar la agenda y planificación del trabajo diario y los compromisos a corto y medio plazo.

• Preparar los viajes, ocupándose de la reservas de hoteles y del medio de transporte a utilizar en el desplazamiento.

• Concretar, confirmar o cancelar citas que el jefe solicita o son solicitadas a él, dentro y fuera de la institución.

• Atención personal a las visitas que acudan a la oficina, concertada o no de antemano, de entrevistarse con el jefe.

• Atender al cliente interno y externo; redactar correspondencia, oficios, actas, memorando, anuncios y otros documentos varios; actualización y archivo de correspondencia y documentación de la institución.

• Distribución de la correspondencia de la unidad; llevar control de caja chica; velar por el suministro de materiales de oficina de la unidad.

• Elaborar actas de sesiones, informes, eventos y/o actividades de la institución; custodiar los documentos de la oficina; trabajar en equipo.

• Mantener buenas relaciones humanas; y otra tarea afín que le sea asignada.

Estas funciones deben responder a los cambios del mercado de trabajo, a la creación y destrucción de nichos ocupacionales (de ser necesario), y a la innovación tecnológica. Cada vez será más importante partir de una capacitación amplia y permanente, que permita renovar aprendizajes diversos, promover un desarrollo profesional que esté a la par con la demanda ocupacional, ya que parece ser que el cambio al que se somete el trabajador es tan rápido, que lo aprendido hoy puede ser inútil en un mañana. (^{Cardoso, 2011}).

Complementariamente a las funciones y conocimientos que posee una secretaria, debe ser portadora de cualidades y valores que resalten su perfil profesional: confianza en sí misma, lealtad, iniciativa, discreción, seguridad, responsabilidad, eficiencia,puntualidad, honestidad, cooperación, orden, pulcritud, saber escuchar, honradez, sinceridad, prudencia, cortesía, perseverancia, amabilidad, actitud crítica y analítica, entre otros (^{Garcìa & Mendoza, 2014}).

Resultados

Análisis de las encuestas aplicadas a secretarias que laboran en Registraduría de la Propiedad, PortoAguas; Consejo Provincial, Gobierno Autónomo Descentralizado de Portoviejo, Coordinación Zonal de Educación, Imprenta Ramirez, Comandato.

Para llevar a efecto el análisis de la variable desarrollo profesional, se tuvieron en cuenta los indicadores que se muestran:

• Capacitaciones recibidas

La tabla 1 demuestra que las secretarias han recibido capacitación en varias áreas del conocimiento, el 40 % en Relaciones Humanas, y el 7 % en Compras Públicas, lo que concuerda con el estudio titulado Cambios tecnológicos y organizativos en la formación profesional en las sociedades europeas, (^{Arnold, 1999}), en el que se sustenta que es necesario que los empleados adquieran competencias para aprender, en el ámbito de las relaciones humanas, motivación, aptitudes y aspectos específicos del área de desempeño, para mantener los procesos de conocimientos y orientarlos hacia la acción; lo que ratifica que la preparación y capacitación de las secretarias en su ejercicio, se realiza en los diversos ámbitos de los servicios que ofrece desde su función en la empresa, que deben ser caracterizadas como competencias claves complementadas y ampliadas a través de aptitudes externas a la especialización.

Tabla 1 Capacitaciones recibidas 

Fuente: Secretarias de empresas públicas y privadas de Portoviejo Elaboración: Autoras

• Antigüedad

La tabla 2 evidencia que en relación a la antigüedad, el 53 % de las secretarias tiene de 11 años a más y el 7 % de 6 a 10 años, lo que demuestra que las secretarias tienen estabilidad laboral, que les proporciona tranquilidad, salud, motivación y buen estado emocional, para dar más y ampliar los horizontes personales e institucionales. Datos que concuerdan con un estudio realizado por la Universidad de Manizales (2014) y (^{Pedraza, Amaya, & Conde, 2010})

• Áreas y funciones desempeñadas por las secretarias

Según la tabla 3, las secretarias se desempeñan en el área administrativa y cumplen las funciones de Auxiliar de Departamento, el 40 %; y 6,67 % como asistente en el área de talento humano y en el área estadística. Cabe recalcar que las encuestadas poseen título profesional en diferentes campos del conocimiento, lo que les faculta desenvolverse en diversos puestos por rotación de funciones, aunque tienen la denominación contractual de secretarias.

En el nivel asistencial, se considera a las secretarias ejecutivas, auxiliares, asistentes, recepcionistas, auxiliares departamentales, como los cargos que ofrecen asistencia a las dependencias asignadas, y que apoyan los procesos académico- administrativos datos por los niveles superiores, de acuerdo con el Manual de Funciones y Competencias, (Universidad Autónoma de Colombia, 2005); aspectos que concuerdan con la realidad asumida por las secretarias de las instituciones públicas y privadas de Portoviejo.

Estos resultados ratifican que la capacitación sumada a la experiencia laboral de estas funcionarias, permite evidenciar otras formas de desarrollo profesional.

Tabla 3 Áreas y funciones desempeñadas por las secretarias 

Fuente: Secretarias de empresas públicas y privadas de Portoviejo

Elaboración: Autoras

• Tabla 4 Desafíos de las secretarias

La tabla 4 demuestra la relación entre los desafíos que han enfrentado las funcionarias y el título que poseen.

El desconocimiento de gestión documental ha sido el mayor reto para los bachilleres e ingenieras en las diferentes especialidades, 33 % y 40% respectivamente; mientras que para las licenciadas y abogadas, el desafío más relevante es altos niveles de exigencia de desempeño, 43 % y 67 % correspondientemente.

Se asume que los factores que intervienen en el desarrollo y desempeño laboral, están relacionados con el avance científico- tecnológico, cambios en la estructura político-administrativa del país, edad y formación profesional de las funcionarias, lo que motiva a la superación permanente para responder al reto de mantenerse en el puesto y ofrecer un servicio de calidad tanto al cliente interno y externo, así como consigo misma, para aprender o ganar y tener la sensación de control en la relación sujeto- entorno, porque “El placer se halla en la pugna de uno mismo con algo superior, por lo que el desafío no aparecerá si no se trata de algo importante a alcanzar”. (^{Raimundi, Molina, Gimenez, & Manichiello, 2014}).

Conclusiones

En las empresas públicas y privadas del cantón Portoviejo, se considera al capital humano como el activo más valioso a quien se le brinda oportunidades de fortalecimiento profesional, que se constituyen en un factor estratégico para su desarrollo sostenible, que repercute en la productividad y competitividad organizacional.

La capacitación proporciona un aprendizaje social continuo a las secretarias del cantón Portoviejo, que propende a la transferencia de la información y conocimiento personal a conocimiento corporativo útil, que favorece la capacidad de respuesta a los cambios y demanda del entorno.

Para mantenerse en el ejercicio por muchos años y con formación diferente a su función, las secretarias, han tenido que enfrentar y superar muchos retos relativos a su desempeño, solventados con el apoyo institucional y predisposición para interiorizar aspectos y conocimientos en relaciones humanas, legislación laboral y motivación, evidenciando de esta manera su desarrollo profesional.