Introducción

En la esfera del desarrollo humano la organización de acciones busca por razón simple optimizar recursos de naturaleza material e intelectual. En ese afán por organizar o sistematizar recursos, así como de información y acciones, surge la logística de forma ligada a esta. La logística es la encargada de la organización, arreglo y utilización de insumos o herramientas que se emplean con base en determinados procesos entendidos como imprescindibles, a objeto de cumplir los fines de una organización dada, bien se trate de una productora de bienes o prestadora de servicios (Gamboa Poveda et al., 2019; Zúñiga-Igarza et al., 2022).

Para lograr ser competitivas en la prestación del servicio al cliente la mayoría de las empresas en el mundo están obligadas a realizar una gestión eficiente de sus inventarios. Los inventarios son acumulaciones de materias primas, provisiones, componentes, trabajo en proceso y productos terminados que aparecen en numerosos puntos a lo largo del canal de producción y logística de una determinada organización, hasta que el producto terminado llegue al cliente final (Samaniego, 2020).

La gestión de inventarios en una empresa es una actividad interrelacionada con la cadena de valor de esta y debe estar en concordancia con la estrategia y las tácticas de la empresa, con el propósito de satisfacer a los clientes (González, 2020). Básicamente, el objetivo general de la gestión de inventarios es garantizar la disponibilidad oportuna de los elementos que se necesitan, en las condiciones deseadas y en el lugar correcto (Salas Navarro et al., 2017).

La gestión de inventarios es un asunto o aspecto complejo, por ello las empresas enfrentan permanentemente dificultades para lograr un stock equilibrado y, en muchas de las ocasiones, se limitan a los conocimientos y habilidades de los administradores, los cuales no siempre encuentran el camino adecuado para alcanzar los objetivos establecidos por la organización (Rodríguez López et al., 2018).

Las políticas de planificación y control para este rubro deben ser dúctiles, o sea, deben definirse en base a dos factores: las variaciones internas manifestadas en el proceso productivo y las exigencias externas requeridas por el mercado. Distintas acciones entorpecen el funcionamiento correcto de las empresas. Entre estas, una gestión irregular de los inventarios de materias primas, de productos en proceso y de productos terminados durante la cadena productiva. Además, las políticas de inventarios no sistematizados de manera adecuada para su ejecución también entorpecen el funcionamiento (Moreira Rosales et al., 2019).

Para el manejo y control de los inventarios existen múltiples maneras, modelos y herramientas para realizar un seguimiento y permitir la optimización de sus operaciones, específicamente de sus costos. La palabra inventario se refiere a la verificación y control de los materiales o bienes de la empresa, de modo que se puedan regular las existencias con que se cuentan (Agudelo Serna & López Rivera, 2018).

Algunos autores han establecido sus estrategias de aplicación y determinación en políticas de inventarios. Tal es el caso de Salas Navarro et al. (2017) quienes establecen una estrategia de integración y colaboración bajo un enfoque de mejora continua que incluye cinco pasos:

Por otra parte, Chamorro Corea et al. (2018) determinaron políticas de inventario a fin de considerar máximos y mínimos en los niveles de inventarios, apoyado de la desviación estándar para representar la variabilidad de la demanda. Los autores proponen que el fin es garantizar que las existencias estén dentro de un rango establecido en el que la regla de decisión sea que la posición del inventario deba ser revisada periódicamente y la orden sea puesta únicamente si el inventario está por debajo del nivel mínimo.

El desconocimiento real del inventario de materia prima en las entidades ocasiona paros y gastos concurrentes o incensarios en la compra de materia prima y la planificación real de la demanda. A partir de lo dicho, el presente artículo tiene como objetivo general planificar el sistema de inventario en el Photoclub Flash, División Comercial Hicacos en Varadero.

Revisión de la Literatura

Los inventarios son activos que generan una productividad representada por resultados positivos o negativos en el balance, la posibilidad de obtener resultados positivos depende de la buena gestión y control que la empresa aplique en sus inventarios (Juca et al., 2019).

La gestión de inventarios refiere a un conjunto de elementos operacionales que suponen interrelación bajo una concepción sistémica, en función de lograr costos mínimos y satisfacer de las necesidades y expectativas de los clientes. Entre los principales elementos operacionales se destacan: el análisis de la demanda de los aprovisionamientos, la clasificación de los productos en inventario, la determinación de políticas de inventarios, el análisis y selección de proveedores, la gestión de transporte, la gestión de almacenamiento y las actividades que suponen la logística inversa (Veloz-Navarrete & Parada Gutiérrez, 2017; Zúñiga-Igarza et al., 2022).

En el entorno empresarial el control de los inventarios juega un papel muy importante (Agudelo Serna & López Rivera, 2018). Aplicar un modelo de gestión permite tomar decisiones de cuándo y cuánto pedir, manteniendo niveles óptimos y seguros de inventarios (Juca et al., 2019). La empresa debe asegurar la existencia de materiales para una atención adecuada de sus clientes. Pues, para el cliente, el concepto de calidad en el servicio se puede traducir en que la empresa tenga disponible los materiales que requieren y en el momento que lo soliciten (Arciniegas Paspuel & Pantoja Burbano, 2018).

La utilización de un sistema logístico de planificación de inventarios les permitirá a las empresas los siguientes beneficios (Castellanos de Echeverría, 2012):

Los procesos de control interno se deben implementar en todas las empresas, sean estas grandes o pequeñas, con o sin fines de lucro. Por ende, toda empresa que se dedique a la compraventa de mercadería debe tener un buen manejo y control interno de sus inventarios, ya que la deficiencia en el control interno del área de compras y del área contable afectará las ventas y, por ende, la rentabilidad de la empresa (García Zambrano & Sánchez Enríquez, 2019).

El renglón de inventarios es generalmente el de mayor significación dentro del activo corriente, no solo en su cuantía, sino porque de su manejo proceden las utilidades de la empresa. De ahí, la importancia que tiene la implantación de un adecuado sistema de control interno para este renglón, el cual tiene las siguientes ventajas (Ortega Marqués et al., 2017):

Materiales y Métodos

La metodología empleada para la planificación de los inventarios de la presente investigación se resume en la Figura 1.

Figura 1: Metodología para la planificación de inventarios. 

Análisis y Resultados

El Photoclub Flash se dedica a la prestación de servicios integrales de fotografía e impresión, entre los que se encuentran: servicio de calle (cuando el cliente trae la foto en soporte digital) y servicio de estudio (cuando se utiliza el servicio de los fotógrafos). En el año 2019 la empresa reportó 185 514.37 pesos cubanos de ingresos por venta, de los cuales el mayor aporte fue de 91 997.85 pesos cubanos con los servicios de foto estudio. A partir de este análisis se determina que el servicio foto estudio fue el más representativo. Este análisis es cotejado por la administración y, vale mencionar, es la que acepta la realización del estudio en este proceso.

Clasificación de los Inventarios

Para la selección del producto que será objeto de estudio se utiliza la técnica ABC. Pues, resulta conveniente conocer en profundidad las características del inventario de los productos más representativos. Así, se facilita la toma de decisiones en cuanto a qué estrategias y políticas diferentes se deben aplicar. La técnica para la clasificación de los productos estuvo basada en los importes de cada uno de estos (Figura 2).

Figura 2: Importe de los productos más representativos. 

Al aplicarse la técnica para la clasificación de los productos en inventario se obtiene la clasificación del total de productos en los tres grupos posibles (Figura 3). La frecuencia del importe (%) de los productos se obtuvo de la relación entre la cantidad de productos por grupo y el total de productos final. En cuanto al por ciento del valor total de existencias se adquirió de la sumatoria de las diferencias que resultaron entre las existencias de cada grupo. En estas, los productos del grupo (A) son una cantidad reducida de renglones en los que se concentra la máxima inversión, ventas y beneficios.

Figura 3: Aplicación del método ABC. 

También debe ser el más cuidadosamente tratado, ya que cualquier racionalización en este grupo repercute significativamente en el comportamiento general. Estos forman aproximadamente el 20.83 % de los productos y en conjunto suman hasta el 78.98 % del valor total de las existencias. Para la empresa los (B) son menos relevantes que los anteriores y suponen el 37.5 % de la materia prima.

El cartucho de tinta (H086075-76-77-78-00) es uno de los productos de mayor importancia, ya que es el que más se demanda para la realización del proceso de fotografía. En la Tabla 1 se muestra la clasificación del inventario del producto cartucho de tinta.

Tabla 1 Clasificación del inventario del producto cartucho de tinta. 

Fuente: Elaboración propia.

Para determinar el pronóstico de la demanda del producto (cartucho de tinta) que se emplea en el proceso de prestación del servicio de foto estudio se trabaja a partir de los datos históricos de solicitudes de meses anteriores. Por lo que se utiliza un método cuantitativo: el método de series de tiempo. Este fue el producto seleccionado por estar comprendido en el grupo A, debido a su nivel de importancia.

En la Figura 4 se muestran los datos históricos de la demanda mensual de dicho producto durante los meses de noviembre del 2019 a octubre del 2020. Estos datos se toman de manera exacta de la información de la empresa, excepto los correspondientes a los meses de marzo, abril, mayo y junio. La razón de esta excepción es evitar un cejo o error en el pronóstico, debido a la caída brusca de la demanda en este periodo provocada por un suceso irregular y esporádico como fue el caso de la declaración de pandemia por el Covid-19, suceso en el cual las autoridades pertinentes declararon el cierre temporal de todos los establecimientos que no constituyeran una necesidad básica. Se toma el promedio de estos mismos cuatro meses en los dos años anteriores.

Para realizar el pronóstico se utilizó el programa WINQSB utilizando el módulo Forecasting (FC). Asimismo, se aplicaron tres métodos diferentes: el promedio Simple, el promedio móvil (que trabaja con categorías de 2 y 3 (y el promedio móvil ponderado (que utiliza categoría 2 y 3). Según el procedimiento se eligen aquellos que su señal de rastreo (Tracking Signal) esté entre (6) y (-6) y, entre ellos, el que presente la menor desviación media absoluta (MAD). En caso de empate se decide por el de menor BIAS (BIAS=CFE/n).

Figura 4: Datos históricos de la demanda del cartucho de tinta. 

A continuación, en la Figura 5 se muestra la salida del módulo FC del software WinQSB, en el cual se introduce la demanda de los pasados 12 meses (noviembre del 2019 a octubre del 2020) para obtener la demanda del mes próximo (noviembre del 2020).

Figura 5: Pronóstico de la demanda a través del módulo FC del software WinQSB. 

En la salida del software fue seleccionado el método del promedio móvil (m=2) o promedio móvil ponderado (m=2) de todos los métodos analizados. Pues, ambos arrojan el mismo pronóstico, es decir, son los que poseen menor MAD con un valor de 82.1852, un BIAS con valor de -0.335 y la señal de rastreo (Tracking Signal) dentro de los límites e igual a -0.5304829. Por lo tanto, la demanda pronosticada para el próximo mes es de 2 129.5ml de cartucho de tinta (H086075-76-77-78-00).

Aplicación del Modelo Básico de Inventario

Se conoce que la empresa tradicionalmente cada 15 días ha pedido a su proveedor una cantidad de 1 090 ml de tinta en cartucho, manteniendo en inventario aproximadamente 1 000 ml. Para conocer si con estas cantidades se alcanza un costo mínimo se realiza el siguiente análisis: en el módulo Inventory Theory and System (ITS) del software WinQSB se introducen los datos necesarios para la aplicación del modelo básico de inventario al producto cartucho de tinta. En la Tabla 2 se muestran los datos de entrada necesarios para la aplicación del modelo básico de inventario al producto.

Tabla 2: Datos de entrada necesarios para definir los parámetros de inventario. 

Fuente: Elaboración propia.

Para determinar un estimado del costo por ordenar (pedido) se tomó como referencia el salario en un día del jefe de brigada, quien se encarga de gestionar y certificar el procedimiento de recepción del producto desde el proveedor. El salario básico del jefe de brigada es de $ 525.00 al mes, 30 días laborables en el mes y una jornada laboral de 12 horas. Al realizar el cálculo del salario en un día se observa que:

(525*1) / (30*1*12) = $ 17.50/día

Dentro de esta orden se encuentra el costo telefónico en el que incurre el jefe de brigada en llamar al proveedor (duración de la llamada 28 minutos). Siendo este de $ 0.30/h, lo cual en el día serían $ 0.14. Por lo que, al sumar estos dos costos se obtiene que el costo por ordenar este producto es de $ 17.64.

Gracias a la información de la empresa se conoce que el costo de adquisición de este producto es de $ 0.564/ml. En el mismo están ya incluidos los costos de transportación y salarios involucrados en el recibimiento y almacenamiento.

Para mantener en inventario del producto solo se necesita un cuarto oscuro que se encuentre dentro de la misma tienda y tenga una temperatura que esté entre 20 y 30 grados Celsius, ya que no cuenta con un almacén para guardarlo, no se incurre en gastos por espacio. Gracias a los datos ofrecidos por la administración, basados en el gasto energético, se conoce que el gasto de mantener en inventario dicho producto es de $ 0.10/mes. Este producto no presenta un costo por merma gracias su rápida venta y demanda. Los pocos cartuchos que quedan al final de su vida útil son utilizados en las oficinas, así se eliminan costos por perdidas y la necesidad de comprar. El tiempo que demora desde que se hace el pedido hasta que es entregado por el proveedor es de aproximadamente 5 días (0.17 mes). Al introducir los datos necesarios se obtiene la siguiente salida del software, tal como se ilustra en la Tabla 3.

Tabla 3 Salida del módulo ITS del software WinQSB. 

Fuente: Elaboración propia.

De los resultados arrojados por el software se pueden obtener las siguientes interpretaciones: el número de ml a pedir por orden es de 875.57 ml. El número máximo de ml a mantener en inventario es de 875.57 ml. Se realizará el pedido de los 875.57 ml cada 0.41 meses, es decir, cada 13 día (0.4112 meses ∗ 30 días mes = 12.336≈13 días). Cuando el inventario se encuentre en 362.01 ml del cartucho de tinta debe realizarse el pedido. El costo total de ordenar ml y el costo total por mantener unidades en inventario es de 42.90 pesos. El costo total de compra equivale a 1 192.52 pesos. El costo total del sistema será de 1 278.33 pesos.

A partir del análisis de la planificación de los inventarios se concluye que la empresa se excede en 2 días a la hora de realizar el pedido, ordenando una cantidad superior en 214.43 ml. Por lo quedan en inventario 124.43 ml de exceso.

Discusión y Conclusiones

Estudios recientes sobre gestión de inventarios presentan metodologías enfocadas al sector de los alimentos (Cardona Tunubala et al., 2018). Se coincide con los autores en la utilidad de la aplicación del método ABC para la clasificación de los productos y la determinación de la demanda para determinar el nivel de inventario deseado, más que para preparar sus niveles de inventario según el pronóstico, cuestión que aporta la metodología propuesta en esta investigación Cabe señalar que esta metodología está enfocada en gestionar el control del inventario de manera integrada.

En este sentido Angulo Rivera (2019), en correspondencia con Ibaquingo Carapaz y García Zambrano (2019), destaca la relación y necesaria sinergia entre el control interno y la gestión de inventarios. Angulo Rivera () también aplica una metodología de tipo descriptiva correlacional en la que plantea que una adecuada administración de los inventarios conlleva a optimizar los costos de los mismos. Esta última cuestión se tiene en cuenta en la metodología presentada por el autor del presente artículo, metodología que busca planificar los inventarios de tal forma que los costos por mantener unidades en almacén sean mínimos, criterio que mantienen López Rodríguez y Galarreta Oliveros (2018).

Rodríguez García et al. (2021) muestran una visión en consonancia y aplicada a la industria de telecomunicaciones (hardware), en su estudio demuestran la importancia del adecuado manejo del inventario en las organizaciones para reducir fallas en los registros de productos, aplican herramientas como la matriz DAFO, Diagrama de Ishikawa y Matriz Vester, con base a la clasificación de los productos por el método ABC.

El cartucho de tinta (H086075-76-77-78-00) es uno de los productos de mayor importancia para la entidad objeto de estudio, ya que es el que más se demanda para la realización del proceso de fotografía. De allí que se le deba dar un seguimiento a los comportamientos de sus ventas, lo que justifica los ajustes pertinentes a la presente planificación, con el objetivo de mantener nivelada la oferta del servicio con su demanda y los niveles de inventario para disminuir los costos de mantener inventarios en la entidad.

Una adecuada planificación de su inventario plantea pedir 876 ml del producto cada 13 días, con un costo total por mantener unidades en inventario de 42.90 pesos y de compra equivalente a 1 192.52 pesos. Los plazos de pedidos se pueden ajustar con los proveedores mediante reuniones previas, siempre que se cumpla con el plazo máximo, al constituir este una guía para los gestores. Con respecto a los costos, ante una variación abrupta de la demanda es necesario realizar un ajuste en los valores planificados. Para ello, siempre se recomienda fijar un margen mayor de pedido con los proveedores para situaciones de emergencia.

El número máximo de inventario es igual a 876 ml para un costo total del sistema de 1 278.33 pesos. Conocer el número máximo en los inventarios permite que la entidad conozca en qué punto se encuentra su gestión logística de acuerdo a su inventario. De esta manera, se evita elevar los costos por mantener unidades en inventario.