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Introducción
En el dinámico panorama empresarial y organizativo actual, la eficiencia, la calidad y la adaptabilidad son factores clave para el éxito (Barrios et al., 2019). Según el estudio de Lévano (2021), un sistema de gestión por procesos ha surgido como una metodología clave para aumentar la eficacia y eficiencia de las organizaciones en el logro de sus objetivos, el cual es indispensable para las empresas, instituciones y organizaciones de diversas índoles, facilitando una gestión más organizada, transparente y enfocada en resultados concretos.
Según Rodríguez (2021), el sistema de gestión por procesos es un marco metodológico que tiene como objetivo mejorar el desempeño interno de una organización al centrarse en la secuencia de actividades interdependientes que aportan valor a los clientes y otras partes interesadas, se enfoca en toda la organización como una serie de procesos entrelazados que transversalizan todas las áreas y funciones.
La esencia del sistema de gestión por procesos radica en entender y mejorar continuamente cómo se realizan las actividades dentro de la organización para lograr resultados óptimos. Esto implica identificar, documentar, analizar y mejorar los procesos existentes, así como diseñar nuevos procesos cuando sea necesario (Medina, 2019; Moreno et al., 2020).
Vásquez & Lira (2021) destacan que el sistema de gestión por procesos se centra en el cliente o usuario final, lo que garantiza que los procesos se diseñen y ejecuten para generar el máximo valor, cumpliendo con los requisitos y estándares de calidad, anticipándose a las necesidades futuras y ofreciendo soluciones innovadoras y diferenciadas.
Además de incrementar la satisfacción del cliente, el sistema de gestión por procesos contribuye en la mejora de la eficiencia operativa y disminución de los costos, donde se eliminan las duplicidades, se suprimen actividades innecesarias y se optimiza el uso de recursos, faciliatando la oportunidad de alcanzar una mayor productividad y rentabilidad (Ortíz et al., 2024). Se ayuda a mitigar los riesgos operativos al identificar y abordar posibles fallos o debilidades en los procesos antes de que se conviertan en problemas importantes (Paredes et al., 2022).
La Asociación de Mujeres Comunitarias del cantón Tosagua, Ecuador, es una entidad conformada por mujeres emprendedoras con el objetivo de convertir su producto de maní y maíz en un referente de calidad a nivel local, nacional e internacional, y enfrenta el desafío de optimizar su gestión interna para alcanzar sus metas (Jiménez & Zambrano, 2023). En este contexto, surge la necesidad de desarrollar un sistema de gestión por procesos que permita mejorar la eficiencia, la calidad y la sostenibilidad de las operaciones de la asociación.
En la actualidad, las asociaciones comunitarias desempeñan un papel importante en el desarrollo económico, social y cultural de sus comunidades. Sin embargo, enfrentan diversos desafíos, como la falta de recursos, la competencia en el mercado y la complejidad de las regulaciones gubernamentales.
El presente trabajo investigativo se enfoca en proponer un sistema de gestión por procesos para la Asociación de Mujeres Comunitarias del cantón Tosagua, Ecuador. Este sistema se fundamenta en la premisa de que una gestión eficaz y orientada a procesos puede ser un factor determinante en el éxito y la viabilidad de la asociación, especialmente en un contexto de economía popular y solidaria donde la participación comunitaria y la equidad son valores fundamentales. Implementar un sistema de gestión por procesos es necesario en el entorno empresarial actual, donde la competitividad, la eficiencia operativa y la satisfacción del cliente son factores determinantes para el éxito.
Metodología
La presente investigación empleó un enfoque mixto, combinando métodos cualitativos y cuantitativos para obtener una comprensión integral del problema. Inicialmente, se llevó a cabo una investigación bibliográfica de la literatura existente sobre sistemas de gestión por procesos y su aplicación en organizaciones comunitarias (Herbas & Rocha, 2018). Posteriormente, se realizó un trabajo de campo que incluyó entrevistas a las socias y directivos de la asociación, con el fin de conocer a profundidad su situación actual, procesos internos y necesidades específicas.
Se emplearon métodos teóricos como el inductivo, deductivo y analítico. El método inductivo permitió extraer conclusiones generales a partir de la información recopilada en el trabajo de campo (Somano & León, 2020). El método deductivo se utilizó para aplicar principios y teorías generales sobre gestión por procesos al caso específico de la asociación (Villanueva, 2018). Finalmente, el método analítico posibilitó descomponer y examinar en detalle los diferentes elementos que conforman los procesos de la organización (Bastar, 2019).
A través del análisis FODA, se identificaron las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas de la asociación, lo cual permitió tener un diagnóstico claro de su situación (Barragán et al.,, 2020). Adicionalmente, se realizó un análisis de procesos mediante observación directa, con el objetivo de documentar las actividades, flujos de trabajo y responsabilidades existentes dentro de la organización (López, 2023).
Posteriormente, se empleó la simbología ANSI para representar los procesos de la Asociación de Mujeres Comunitarias del cantón Tosagua. La simbología ANSI es un conjunto de símbolos estandarizados que facilita la representación gráfica de los procesos en diagramas de flujo, permitiendo una comprensión clara y uniforme de las actividades y relaciones dentro de la organización (Ballesteros, 2022).
La representación de los diagramas de flujo con la simbología ANSI se llevó a cabo utilizando la herramienta Bizagi Modeler, un software especializado en la creación y gestión de procesos empresariales (Torres et al., 2022). Según Cubillos (2019) esta herramienta proporciona una plataforma intuitiva y eficiente para diseñar, documentar y analizar los procesos de manera visual, lo que facilita la identificación de áreas de mejora, la optimización de flujos de trabajo y la comunicación efectiva entre los miembros de la Asociación.
Para la elaboración de la propuesta de manual de procesos para la Asociación de Mujeres Comunitarias del cantón Tosagua, se siguió lo establecido por Jiménez & Zambrano (2023) quienes indicaron una serie de pasos clave que garantizaron la efectividad y utilidad del documento. A continuación, se presenta la estructura para el diseño del sistema de gestión de procesos:
Descripción de la asociación: En esta sección se explicó el propósito y alcance del manual de procesos, así como la importancia de su implementación para mejorar la eficiencia y efectividad de la Asociación. Se incluyeron los objetivos que se esperan alcanzar con la elaboración y aplicación del manual.
Introducción: Se incluyó una descripción detallada de la Asociación de Mujeres Comunitarias del Cantón Tosagua, su misión, visión, valores y objetivos.
Mapa de procesos: Se identificaron y describieron los procesos clave de la Asociación, desde la producción de maní y maíz hasta la comercialización de los productos. Cada proceso fue detallado, incluyendo sus actividades, responsables, indicadores de desempeño y flujos de trabajo.
Organigrama y diagrama de actividades: Se describió de acuerdo a la Ley Orgánica de Economía Popular y Solidaria (LOEPS, 2011) la estructura interna de la asociación.
Procesos y procedimientos: Se incluyeron los procedimientos específicos de cada proceso, estableciendo las normas y directrices que deben seguirse para garantizar la correcta ejecución de las actividades. Es importante que estas políticas estén alineadas con los valores y objetivos de la Asociación.
Resultados y discusión
La Asociación de Mujeres Comunitarias del cantón Tosagua, Ecuador, busca implementar un sistema de gestión por procesos para mejorar su eficiencia operativa, fortalecer su organización interna y potenciar su impacto en la comunidad. Este sistema está basado en la identificación, documentación, seguimiento y mejora continua de los procesos clave de la asociación, con el objetivo de garantizar la calidad de sus productos, la satisfacción de sus socias y clientes, y la sostenibilidad de sus operaciones.
La figura 1 presenta el diseño del mapa de procesos de la Asociación de Mujeres Comunitarias del cantón Tosagua, donde se ofrece una visión integral de sus operaciones, identificando claramente los procesos estratégicos, operativos y de apoyo, así como las interacciones y flujos de información entre ellos.
Posteriormente, se muestra el reconocimiento de los macroprocesos, los cuales son las áreas principales de actividad dentro de la organización. Se incluyen la producción de maní y maíz, la gestión de recursos humanos, la comercialización de productos, entre otros. Dentro de cada macroproceso, se ubican procesos específicos que describen las actividades clave realizadas para cumplir con los objetivos establecidos, además se especifican los subprocesos y su respectivo código, como se muestra en la tabla 1:
La figura 2 muestra el diseño del organigrama de la Asociación de Mujeres Comunitarias del cantón Tosagua, que se alinea con los principios establecidos en la Ley Orgánica de Economía Popular y Solidaria (LOEPS, 2011), donde promueve la participación activa de los miembros en la gobernanza de las organizaciones de este sector.
En la tabla 2 se describe el proceso de Planificación Estratégica, el cual está bajo la responsabilidad del área de administración y se establece un marco claro para la toma de decisiones y su transformación en acciones concretas.
Finalmente, como muestra la tabla 3, los procesos analizados se desarrollan en base al ciclo de mejora continua conocido como PHVA (Planificar, Hacer, Verificar, Actuar), lo que implica que cada fase del proceso se evalúa y ajusta según los resultados obtenidos. Las entradas del proceso incluyen información sobre las necesidades de los socios y el contexto interno y externo de la asociación.
El diseño de un sistema de gestión por procesos para la Asociación de Mujeres Comunitarias del cantón Tosagua también incluyó, para cada proceso identificado, se una descripción detallada que incluyó las actividades involucradas, los roles y responsabilidades de los participantes, los recursos necesarios y los criterios de calidad. Se establecieron procedimientos específicos que debían seguirse para llevar a cabo cada actividad de manera eficiente y efectiva.
Sin embargo, es importante considerar que el diseño organizacional no es estático y se ha adaptado a los cambios del entorno y las necesidades de la asociación. A medida que la asociación crezca y se desarrolle, puede ser necesario ajustar su estructura para mantener la eficiencia y la efectividad. Como sugieren Sierra & Molina (2024) las organizaciones deben ser capaces de adaptarse a través de la descentralización, la creación de equipos multifuncionales y la implementación de sistemas de información efectivos.
Conclusiones
El diseño del sistema de gestión por procesos diseñado ha demostrado su viabilidad para la aplicación en la Asociación de Mujeres Comunitarias del cantón Tosagua, debido a que satisface sus necesidades organizacionales. Basado en el enfoque de mejora continua como el ciclo PHVA, la caracterización de los procesos, permite a la asociación adaptarse a los cambios en su entorno y responder de manera efectiva a las necesidades de sus miembros. La propuesta realizada permitirá a la asociación identificar y documentar sus procesos esenciales, facilitando la alineación de sus actividades con los objetivos estratégicos, garantizando la calidad de los servicios ofrecidos a sus socias y a la comunidad.
