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Introducción
Las actividades de gestión documental se remontan al mundo antiguo, y han ido evolucionado como disciplina desde el siglo XIX (Jaramillo et al., 2016). En la actualidad hacen referencia a las labores de control eficiente y sistemático sobre la creación, el uso y la disposición de documentos tanto físico como electrónicos. También incluyen el establecimiento de políticas para mantener diferentes tipos de registros documentales. Una buena gestión de registros sustenta la buena gobernanza, y es de crucial importancia en un entorno digital donde los registros pueden alterarse y manipularse fácilmente (Díaz & González, 2020).
La gestión documental como disciplina coexiste tanto en el ámbito académico como en el práctico. Por lo tanto, los académicos de esta disciplina incluyen bibliotecarios, archivistas, documentalistas, investigadores y profesionales de diferentes sectores empresariales (Pirela et al., 2017). Estos profesionales implementan políticas y procedimientos para la gestión de documentos en sus organizaciones, asegurando que los documentos sean precisos, completos, accesibles y seguros, y que se cumplan las obligaciones legales y reglamentarias.
Para desarrollar la gestión documental como disciplina académica son factores clave la generación de nuevos conocimientos, la confirmación y explicación de conocimiento existente y la aplicación del conocimiento a la práctica. La profesionalización de la gestión documental se refiere al proceso de establecer prácticas y estándares consistentes para la gestión de registros en una organización. Esto implica la implementación de políticas y procedimientos claros y estructurados para la creación, almacenamiento, uso, mantenimiento y disposición de los registros de una organización.
A través de los artículos científicos publicados en las revistas, los académicos pueden ejercer una influencia en la dirección del pensamiento dentro del campo. Al mismo tiempo, el desarrollo de investigaciones es fundamental para mejorar la práctica, establecer estándares y compartir las mejores prácticas en el campo do conocimiento para mantener el estatus como profesión. Las investigaciones en el ámbito proporcionan el marco estructural para la gestión documental como disciplina, lo que a su vez influye en la práctica.
Las prácticas de trabajo de gestión documental requieren una actualización constante para poder mantener un alto nivel profesional (Álvarez, 2017). La capacidad de los profesionales para resolver problemas prácticos y satisfacer las necesidades de los usuarios en entornos dinámicos y cambiantes es altamente dependiente del desarrollo investigativo de la disciplina. Por lo tanto, es esencial que los profesionales busquen activamente conocer los últimos resultados de la investigación y participar en actividades relacionadas con la investigación.
Para establecer el estatus académico y profesional como disciplina y como profesión, el campo de la gestión documental debe poseer un conjunto de características únicas. A través del análisis bibliométrico es posible identificar las características, estructura, evolución y tendencias futuras del campo, que serán utilizadas en este estudio para proporcionar información sobre el crecimiento de la literatura y el flujo de conocimiento dentro de este campo en los últimos cinco años en el contexto ecuatoriano.
El análisis bibliométrico es un método de investigación cuantitativa que se ha aplicado ampliamente en muchas disciplinas para estos propósitos (Álvarez et al., 2022; Pérez & Merino, 2020). Diversas investigaciones previas como las realizadas por Montilla (2012); Salazar & Sossa (2015) y Díaz et al. (2018) analizan a partir de indicadores bibliométricos la producción científica sobre el ámbito de la archivística. En estas investigaciones se plantea la necesidad de continuar efectuando esta tipología de estudios para medir el crecimiento de esta disciplina con el fin de lograr una perspectiva mucho más integrada y holística.
Por otra parte, existen aún escasos estudios sobre la gestión documental en particular. Pirela et al. (2017) mencionan que a pesar de ser un tema de estudio que ha tomado fuerza en los últimos años, existe un incipiente desarrollo teórico del tema en Latinoamérica. Mientras que Rojas (2020) alude que es necesario desarrollar “análisis particulares de las diferentes temáticas que están inmersas dentro de la gestión documental y sus disciplinas, es una oportunidad para generar nuevo conocimiento” (p. 52).
Con los estudios bibliométricos hasta el momento muy limitados en el campo de la gestión documental, es necesario el desarrollo de investigaciones que indaguen este vacío. El estudio perfila las características de los trabajos publicados en las revistas centrales en el campo de la gestión documental, indexadas en Scopus, que refieren trabajos publicados por autores ecuatorianos. Fueron analizados los contenidos de los últimos cinco años para presentar una visión multidimensional de artículos de investigación e identificar aspectos destacados de la evolución del ámbito de conocimiento.
El objetivo del estudio estuvo enmarcado en analizar el comportamiento de la producción científica sobre gestión documental en Ecuador según Scopus en el período 2018-2022. Su finalidad es aportar conocimiento cuantitativo de interés sobre temas específicos de la gestión documental, incluyendo la cantidad de artículos publicados. Con la investigación también se determinaron tendencias y patrones de autoría, reconociendo a los autores activos e instituciones involucradas en el campo. Se identificaron los trabajos más influyentes y las principales tendencias temáticas en el área de conocimiento.
Metodología
Se realizó un estudio de tipo descriptivo pues pretendió caracterizar el fenómeno estudiado, sin establecer relaciones causales ni intervenir en el objeto de estudio (Hernández-Sampieri et al., 2014). Su enfoque fue cuantitativo al recolectar y analizar valores numéricos, de diseño no experimental ya que no se manipularon las variables; y transversal pues se obtuvo información del objeto de estudio (población o muestra) una única vez en un momento dado (Bernal, 2010).
Se empleó el método de análisis documental para la revisión de los supuestos teóricos que sirvieron como base para la fundamentación de la investigación. El método analítico-sintético para un análisis más comprensivo del texto; y finalmente, el método bibliométrico, que consistió en la determinación de particularidades y desarrollo del ámbito analizado a través de modelos matemáticos (Martínez et al., 2019).
La estrategia de búsqueda empleada fue “document AND management” en los campos Títle, Abstract y Keyword, entre los años 2018 - 2022. Posteriormente, la búsqueda se limitó a la región Ecuador.
La población estuvo compuesta por la totalidad de artículos de revista indexadas en Scopus que abordaran el tema de gestión documental: 83 107. La muestra la integraron aquellos trabajos pertenecientes a Ecuador entre el período del 2018-2022 resultando un total de 156 registros. El muestreo fue realizado de manera intencional, pues los elementos que formaron parte de la muestra se seleccionaron de manera deliberada y con un propósito específico, en función de sus características para la investigación.
Los 156 registros fueron sometidos a un análisis mediante los indicadores bibliométricos mencionados a continuación:
Productividad por autores.
Productividad de artículos por años.
Co-ocurrencia de palabras clave, en el título y en el resumen.
Productividad por fuentes de publicación.
Productividad por afiliación de los autores.
Productividad por tipología de fuentes.
Productividad por idiomas
Trabajos más citados.
Para el análisis de resultados obtenidos se emplearon como herramientas los programas informáticos EndNote 20.1; Microsoft Excel y el Software VOSviewer.
Resultados y discusión
Productividad por autores
La productividad autoral se refiere al número de publicaciones que un autor ha producido en un período de tiempo determinado. Para este caso posibilitó conocer los autores de Ecuador que más han producido sobre la temática en los últimos 5 años. La tabla 1 muestra los nombres de los autores con dos publicaciones o más:
Para este análisis se consideró la distribución propuesta por Lotka (1926), donde grandes autores son aquellos que publican 10 o más trabajos, medianos aquellos con 2 a 9 trabajos y pequeños quienes producen solo uno. Para este caso, se encontraron como autores más productivos Gallegos, L.E.M. y Toapanta, S.M.T. con 5 trabajos; seguidos por Montalván-Burbano, N. y Luján-Mora, S con 4 trabajos y Mendoza-Tello, J.C. con 3. El resto de los autores que aparecen, poseen solamente 2 trabajos. De esta manera se encuentran, según lo expresado por Lotka, todos los autores de la tabla como medianos productores, sin destacar ninguno como gran productor.
Gallegos, L.E.M, es un autor ecuatoriano que actualmente se desempeña como docente del Departamento de Informática y Ciencias de la Computación de la Escuela Politécnica Nacional en Quito, Ecuador. Entre sus temáticas más recurrentes de investigación se encuentran sistemas distribuidos, criptografía, redes y tecnologías y aplicaciones de cadena de bloques en la computación. Por otro lado, Toapanta, S.M.T es doctor en Tecnologías de la Información, también docente de la Escuela Politécnica Nacional. Ambos autores han realizado diversos trabajos en coautoría sobre temáticas relacionadas con la gestión documental.
Productividad de artículos por años
La productividad por años es una medida importante para evaluar la trayectoria de investigación, ya que permite identificar cambios en la producción científica a lo largo del tiempo. La figura 1 muestra la productividad en el período de tiempo analizado. Se aprecia un gráfico ascendente que en la productividad por años es una señal de que los autores están aumentando su actividad investigadora con relación a la temática de la gestión documental y está siendo más productivo con el tiempo. No obstante, el año de mayor productividad fue el 2020 con 40 trabajos, casi igualada en el 2022 con 39.
Co-ocurrencia de palabras clave, en el título y en el resumen
La co-ocurrencia de palabras clave, en el título y en el resumen se refiere a la frecuencia con la que dos o más palabras aparecen juntas en un texto o en un conjunto de documentos. La co-ocurrencia puede ser útil para identificar relaciones entre las palabras clave y para descubrir temas o patrones en el contenido.
Se aprecia en la figura 2 una red que permite visualizar las relaciones entre las palabras clave de los trabajos. Las palabras clave se representan como nodos en un grafo, el tamaño de los nodos indica la frecuencia de aparición de los términos y las relaciones entre ellas se representan como conexiones o arcos. Los nodos se encuentran agrupados en diferentes clústeres o grupos según la cercanía de sus conexiones, y están representados por colores, donde es posible identificar los diferentes grupos temáticos o aspectos específicos tratados en los documentos. Estos grupos simbolizan diferentes temas o áreas temáticas dentro de la colección. Las palabras clave que aparecen juntas con mayor frecuencia se conectan más estrechamente.
Otro aspecto a considerar en la figura 2 es la centralidad de los nodos que indica la importancia del término dentro de la red de co-ocurrencia. Los nodos con mayor centralidad representan las palabras clave más relevantes o importantes dentro de la colección de documentos. De manera que la palabra clave Ecuador, representada el nodo más grande y centrado (color rojo) y simboliza el término que más se repite en los documentos, esto se debe igualmente a la restricción de la búsqueda a la región. En la red en el cluster rojo se mencionan principalmente algunas regiones ecuatorianas.
Con respecto a la temática de gestión documental (records management) como expresión terminológica no se encuentra representada, lo que demuestra que, a pesar de realizarse una búsqueda específica de los términos, el tema no suele ser recurrente en las investigaciones, demostrándose que la región el tema no está relacionado con las áreas de investigación más populares o de mayor interés para los investigadores en la actualidad.
Se encuentra por ejemplo el cluster representado por el color lila donde se encuentran términos como: “management”; “information management”; “web services”, “information services”. La palabra “management” proviene del inglés y se refiere a la gestión, dirección o administración de un conjunto de recursos o actividades en una organización o empresa, esta al igual que los términos mencionados guardan relación con la gestión documental y se pueden identificar como temáticas recurrentes en este ámbito.
En el cluster azul se pueden identificar temáticas como: “information systems”; “quality control”; “economic analysis”; “education”. Los sistemas de información son un conjunto de componentes interconectados que trabajan juntos para recopilar, procesar, almacenar y distribuir información para apoyar la toma de decisiones, la coordinación y el control en una organización. Por su significado, al igual que el del resto de los términos existe una relación con la gestión documental. Se evidencia que la temática suele estar fragmentada en diferentes áreas o disciplinas, lo que dificulta encontrar investigaciones específicas que aborden el tema de manera integral
Otras temáticas alejadas; el cluster verde donde se mencionan aspectos relacionados con la medicina; los clusters morado, celeste y mostaza que aluden a terminologías matemáticas e informáticas, y el cluster naranja que mencionan términos de bibliometría.
Productividad por fuentes de publicación
La figura 3 representa las fuentes de publicación donde con mayor frecuencia publicaron autores ecuatorianos trabajos relacionados con la temática analizada. Al respecto, “Advances in Intelligent Systems and Computing” es una serie de libros y actas de conferencias publicadas por Springer que abarca temas relacionados con la inteligencia artificial, la informática y la ingeniería, poseyó la mayor cantidad de trabajos, un total de 8 al igual que "Universidad y Sociedad”, que es una revista cubana de carácter interdisciplinario y que publica temáticas relacionadas con las áreas de la vida social, ciencias humanísticas, económicas, técnicas. Seguido con 6 trabajos por tres revistas: Revista de Ciencias Sociales (Venezuela); Risti (Portugal); y Sustainability Switzerland (Suiza). Llama la atención que ninguna de las revistas analizadas pertenece a alguna institución de Ecuador.
La figura 4 muestra la cantidad de trabajos por instituciones, considerando la afiliación de los autores de los trabajos, para así determinar aquellas más productivas en el tema analizado:
La Escuela Nacional Politécnica (Quito), es la institución más productiva con un total de 14 trabajos. Esta es una universidad que cuenta con una amplia gama de programas académicos, incluyendo ingeniería, física, matemáticas, química, biotecnología, electrónica, informática, economía, administración de empresas, entre otros, y ofrece además programas de maestría y doctorado en diferentes áreas temáticas. La universidad es reconocida por su excelencia académica y por su compromiso con la investigación y el desarrollo sostenible en el país y en la región, y esto se ratifica con la cantidad de investigaciones aportadas.
En segundo lugar, se encuentra la Universidad Católica de Cuenca con 13 publicaciones. Esta institución ofrece programas académicos en diversas áreas temáticas, como ingeniería, arquitectura, derecho, ciencias de la salud, ciencias económicas y empresariales, ciencias sociales y humanidades, entre otros. Además, la universidad cuenta con varios centros de investigación y laboratorios avanzados que se enfocan en la investigación en diferentes áreas temáticas.
Otras universidades para destacar en la temática son la Universidad de las Fuerzas Armadas; la Universidad Técnica Particular de Loja y la Universidad Central del Ecuador con 10; 9; y 8 trabajos respectivamente.
Productividad por tipología de fuentes
Las fuentes documentales se pueden clasificar en diferentes categorías según su tipo, para el caso de la investigación se analizaron los trabajos perecientes a tres tipologías: libros, conferencias y artículos de revista, cuyos resultados se muestran en la figura 5. Se observa que la mayoría de los trabajos han sido publicados en revistas científicas (66,67%), seguido de conferencias (21,79%) y en libros solamente el (11,54%). Se confirma que las revistas académicas son el medio de preferencia de los autores para la divulgación de los resultados de sus investigaciones.
Este resultado concuerdo con los planteamientos de Esquinas (2016) cuando menciona que las revistas académicas son un medio importante y valorado por los autores para la divulgación de sus investigaciones, debido a su capacidad de llegar a una audiencia amplia y especializada, y por el proceso riguroso de revisión por pares que garantiza la calidad y la validez de los trabajos publicados.
Productividad por idiomas
La productividad de trabajos por idiomas puede variar significativamente dependiendo del campo de investigación y de la audiencia a la que se dirige el trabajo. Para el caso de la investigación se decisión determinar los idiomas en los que es posible encontrar información académica respecto al tema estudiado en específico, y el porcentaje respecto a la totalidad. En la figura 6 se muestra la distribución de los trabajos en porcentaje para esta categoría:
El idioma inglés es el predominante con un (62%); seguido del español con un (32%) y solo el (1%) se encuentra en portugués. Esto de justifica en los planteamientos de Mendoza y Paravic (2006) cuando alude a que el inglés es ampliamente considerado como el idioma predominante en la investigación y la academia a nivel mundial. Los trabajos escritos en inglés tienen mayor alcance y visibilidad, ya que la mayoría de las revistas científicas internacionales y bases de datos bibliográficas indexan trabajos en este idioma. Por este motivo a pesar de estar la búsqueda contextualizada al Ecuador, sigue predominando la literatura en habla inglesa.
Trabajos más citados
Considerar las citas de un trabajo es importante porque indica la relevancia y el impacto que ha tenido ese trabajo en la comunidad científica. Cuando un trabajo es citado con frecuencia, significa que ha sido considerado valioso y que ha contribuido al avance del conocimiento en un campo específico (Guber, 2004). Las citas también pueden ser un indicador de la calidad de un trabajo. Un trabajo que ha sido citado en múltiples ocasiones por otros autores sugiere que ha sido rigurosamente revisado y que presenta resultados sólidos y relevantes.
En la tabla 2 se muestran los trabajos más citados de la muestra, describiendo además su título y autores que lo realizaron:
El trabajo más citado de la muestra, con diferencia es "European Position Paper on Rhinosinusitis and Nasal Polyps” (Fokkens et al., 2020) con un total de 1033 según Scopus. Es un documento que representa la opinión y la posición de un grupo de expertos en el campo de la rinosinusitis y los pólipos nasales en Europa, y representa una actualización de uno anterior publicado en 2007. También se discuten temas como el uso de antibióticos, corticosteroides y otros tratamientos médicos, así como la cirugía endoscópica y otras técnicas quirúrgicas. No obstante, aunque es el más citado de la muestra no posee una relación directa con la temática de gestión documental.
Seguidamente, con 190 citas se ubica el trabajo “Guiding Principles for Chronic Total Occlusion Percutaneous Coronary Intervention: A Global Expert Consensus Document” (Brilakis et al., 2019), que consiste en una guía clínica para la realización de la intervención coronaria percutánea en pacientes con oclusión total crónica (CTO por sus siglas en ingés), considerando los desafíos técnicos, los riesgos y los beneficios de la técnica. En él se describen los principios y recomendaciones para la selección adecuada del paciente, la preparación previa a la intervención, la elección de la técnica y los dispositivos de intervención, la estrategia de la intervención y el manejo de las complicaciones. En este caso, al igual que en anterior no encuentro una relación directa con la temática de gestión documental.
De los títulos mostrados en la tabla 2, entre las temáticas a destacar que guardan relación con la temática de gestión documental se encuentran "Modeling and Management Big Data in Databases - A Systematic Literature Review" (Martinez-Mosquera et al., 2019) con un total de 19 citas. En este se presenta una revisión sistemática rigurosa y actualizada sobre la modelización y gestión de Big Data en bases de datos, lo que puede ser útil para investigadores, profesionales y empresas interesados en aprovechar al máximo el potencial de Big Data en sus operaciones y estrategias.
Los escasos estudios encontrados con relación directa a la temática demuestran un vacío de investigación sobre el tema específico, la cual dificultad para acceder a la información relevante. En general, la falta de estudios directamente relacionados con una temática no significa necesariamente que el tema no sea importante o que no haya oportunidades para la investigación futura. En muchos casos, puede ser una oportunidad para explorar un tema menos investigado y desarrollar nuevas preguntas de investigación.
Conclusiones
El análisis de referentes teóricos conceptuales permitió evidenciar que la gestión documental es un campo de estudio y práctica que abarca diversos aspectos relacionados con la creación, organización, almacenamiento, acceso y uso de documentos y registros en las organizaciones y empresas. Este campo de conocimiento es extenso y envuelve diferentes enfoques, metodologías y tecnologías relacionados con la gestión eficaz de documentos y registros en las organizaciones.
La descripción de la producción científica sobre gestión documental en Ecuador durante el período 2018-2022 a partir de indicadores bibliométricos evidenció un aumento de la cantidad de trabajos a nivel nacional sobre la temática, siendo la Escuela Nacional Politécnica (Quito) y Universidad Católica de Cuenca, las instituciones de mayor productividad.
A partir del análisis de co-currencia de palabras clave, en el título y en resumen se pudo determinar que, a pesar de realizarse una búsqueda específica de los términos, el tema no suele ser recurrente en las investigaciones. Se evidenciaron como tipología de fuente de información más recurrente en la temática los artículos de revistas, identificándose “Advances in Intelligent Systems and Computing” y "Universidad y Sociedad”, como las revistas de mayor productividad respecto al tema. El idioma predominante en la muestra analizada es el inglés.
En cualquier caso, se evidenció que existen escasas investigaciones que se relacionen de manera directa con la temática, lo cual puede tener implicaciones importantes para el desarrollo de las investigaciones futura, ya que existe la necesidad de enfocarse en ese tema para ampliar el espectro de conocimiento como disciplina científica.
